輕思緯導(dǎo)讀：會(huì)議要順利進(jìn)行，會(huì)務(wù)工作是非常關(guān)鍵的，會(huì)務(wù)工作做得是否到位，細(xì)致，會(huì)影響到會(huì)議執(zhí)行情況。因此，需要好好布局，好好把關(guān)。
會(huì)務(wù)工作是會(huì)議正常進(jìn)行和取得預(yù)期效果的重要保證。會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后應(yīng)注重把握哪些細(xì)節(jié)問(wèn)題?
“
部署 檢查
會(huì)前準(zhǔn)備要充分
”
會(huì)前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會(huì)議能否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
一
方案要細(xì)
會(huì)前準(zhǔn)備工作要根據(jù)會(huì)議任務(wù)制定詳細(xì)的工作方案。一般要在大會(huì)秘書(shū)處成立秘書(shū)組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，將工作方案中的任務(wù)分解，逐一明確相關(guān)事項(xiàng)和環(huán)節(jié)的具體責(zé)任人，并列表印發(fā)，使各項(xiàng)任務(wù)職責(zé)分明、一目了然。
二
落實(shí)要細(xì)
會(huì)前準(zhǔn)備工作具有很強(qiáng)的時(shí)限性，各工作小組要緊緊圍繞職責(zé)分工抓好落實(shí)。起草會(huì)議文件和落實(shí)與會(huì)人員，是會(huì)前準(zhǔn)備的兩個(gè)關(guān)鍵要素。
會(huì)議文件中的議程和日程安排涉及大會(huì)的主要任務(wù)和總體安排，是各組工作的指導(dǎo)性文件;重要講話(huà)稿是大會(huì)的重要文件;邀請(qǐng)出席列席人員、上主席臺(tái)人員、各組召集人名單等也是有明確要求的程序性文件。上述文件從起草到定稿要經(jīng)過(guò)多次修改和討論，甚至定稿后還會(huì)受到各種變化因素的影響，應(yīng)適當(dāng)推遲印制時(shí)間。會(huì)議文件裝袋前，要對(duì)所有應(yīng)發(fā)材料進(jìn)行全面核實(shí)，確保資料齊全、次序不亂。落實(shí)與會(huì)人員要根據(jù)所在單位的不同，采用文字、短信、電報(bào)、傳真、電話(huà)等多種方式通知，確保及時(shí)準(zhǔn)確、無(wú)遺漏;需要被通知單位反饋名單和提供有關(guān)材料的，要及時(shí)催辦、收集齊全。
三
檢查要細(xì)
這是落實(shí)方案、保證開(kāi)好會(huì)議的重要一步。會(huì)前檢查可采用聽(tīng)取匯報(bào)和現(xiàn)場(chǎng)檢查兩種方式。大會(huì)秘書(shū)處要根據(jù)計(jì)劃進(jìn)度定期聽(tīng)取各工作小組情況匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決相關(guān)問(wèn)題。會(huì)場(chǎng)布置是現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，從主席臺(tái)布置到座位安排，從話(huà)筒到碟片都要一一檢查，對(duì)落實(shí)不到位或銜接不夠的地方，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)督促、及時(shí)整改。
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場(chǎng)內(nèi) 場(chǎng)外
會(huì)中運(yùn)轉(zhuǎn)要有序
”
會(huì)中是從會(huì)議簽到至?xí)h結(jié)束時(shí)的這一段時(shí)間，可分為場(chǎng)內(nèi)服務(wù)和場(chǎng)外服務(wù)，涉及環(huán)節(jié)較多。場(chǎng)內(nèi)服務(wù)工作主要是做好會(huì)議簽到、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會(huì)議記錄、錄音、攝像、照相等;場(chǎng)外服務(wù)的食宿、安全、秩序、醫(yī)療、車(chē)輛等每個(gè)環(huán)節(jié)也是緊緊相連、密不可分的。如何做好場(chǎng)內(nèi)場(chǎng)外各個(gè)環(huán)節(jié)的有機(jī)銜接，各項(xiàng)議程的有序運(yùn)行，應(yīng)注重把握三個(gè)細(xì)節(jié)。
一
關(guān)鍵細(xì)節(jié)，指會(huì)務(wù)某項(xiàng)工作的核心環(huán)節(jié)。
如果該細(xì)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，整個(gè)會(huì)務(wù)效果就會(huì)大打折扣，甚至可能出現(xiàn)嚴(yán)重后果。因此，關(guān)鍵細(xì)節(jié)至關(guān)重要，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎和疏忽。對(duì)待這些細(xì)節(jié)，要做到思想高度重視、時(shí)間重點(diǎn)安排、精力重點(diǎn)傾斜，確保萬(wàn)無(wú)一失。比如大會(huì)選舉，清點(diǎn)人數(shù)是核心環(huán)節(jié);大會(huì)伙食，食品安全是核心環(huán)節(jié)。由核心環(huán)節(jié)分解出來(lái)的細(xì)節(jié)就是關(guān)鍵細(xì)節(jié)，要投入足夠的精力和時(shí)間去關(guān)注它、做好它。
二
銜接細(xì)節(jié)，指會(huì)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的對(duì)應(yīng)聯(lián)系。
銜接工作涉及面廣，往往很難考慮周全，有的環(huán)節(jié)容易被忽略，如果銜接不好，也會(huì)影響全局。比如，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)臨時(shí)通知召開(kāi)重要會(huì)議或部署緊急任務(wù)，需要相應(yīng)調(diào)整某場(chǎng)會(huì)議的開(kāi)會(huì)時(shí)間，這就要求相關(guān)的用餐時(shí)間以及工作人員到位時(shí)間等作相應(yīng)的調(diào)整。又如，原定在主席臺(tái)就座的某位領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)不能參加會(huì)議，除了對(duì)主席臺(tái)座位進(jìn)行調(diào)整外，還要對(duì)該領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)的任務(wù)(如頒獎(jiǎng)、交接提案等)進(jìn)行調(diào)整，不能顧此失彼。
三
延伸細(xì)節(jié)，指會(huì)務(wù)工作中相對(duì)而言不怎么顯現(xiàn)或不容易想到的細(xì)節(jié)。
對(duì)整個(gè)會(huì)務(wù)沒(méi)有決定性的作用，但把握不好也可能影響局部，進(jìn)而影響整個(gè)會(huì)議的效果。比如，會(huì)議分組討論地點(diǎn)，雖然場(chǎng)內(nèi)設(shè)施布置完整，但遇周?chē)R時(shí)施工非常嘈雜，影響與會(huì)者討論發(fā)言，也會(huì)讓大家不滿(mǎn)意。又如，有一年，我們?cè)趫?bào)到當(dāng)晚的預(yù)備會(huì)前，把第二天的日程安排用短信群發(fā)給與會(huì)人員，由于字節(jié)較多，有的人分兩條收到，先打開(kāi)的一條是“晚上自由活動(dòng)”(實(shí)際上是第二天晚上的活動(dòng)安排)，讓個(gè)別與會(huì)同志誤認(rèn)為當(dāng)晚的預(yù)備會(huì)不開(kāi)了。本來(lái)是對(duì)會(huì)議通知細(xì)節(jié)的一種改進(jìn)，但由于群發(fā)的時(shí)間段沒(méi)把握好，結(jié)果帶來(lái)了不必要的誤會(huì)?？紤]延伸細(xì)節(jié)不能囿于會(huì)務(wù)和細(xì)節(jié)本身，要拓寬思路，放開(kāi)去想，提前預(yù)測(cè)可能影響會(huì)議正常進(jìn)行的各種因素。
“
收尾 總結(jié)
會(huì)后工作要規(guī)范
”
會(huì)后工作是保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的的重要一環(huán)。需重點(diǎn)抓好三件事。
一
會(huì)后服務(wù)
在組織與會(huì)人員離會(huì)時(shí)，要詳細(xì)了解與會(huì)人員返回的日程和交通工具，協(xié)助購(gòu)買(mǎi)機(jī)票、車(chē)票或提供其他服務(wù)等。對(duì)個(gè)別因工作需要還需暫留的人員，在食宿等方面要妥善安排。
二
會(huì)后總結(jié)
每次會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)對(duì)會(huì)務(wù)工作進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，對(duì)已有的會(huì)務(wù)工作流程、工作規(guī)則和服務(wù)指南等及時(shí)進(jìn)行修訂、增補(bǔ)，使之更加科學(xué)、規(guī)范。要及時(shí)把會(huì)議文件、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、音像資料以及會(huì)務(wù)工作方案、服務(wù)指南等一整套原始資料收集齊全，按規(guī)定歸檔管理，形成盡可能完善的資料匯編，便于今后查閱使用。
三
會(huì)后跟蹤
對(duì)會(huì)議發(fā)言、討論形成的有關(guān)事項(xiàng)以及會(huì)議期間的領(lǐng)導(dǎo)批示件等的辦理情況進(jìn)行跟蹤，確保會(huì)議審議的各項(xiàng)事項(xiàng)和任務(wù)落到實(shí)處。
輕思緯會(huì)務(wù)服務(wù)，一直是客戶(hù)非常滿(mǎn)意的一環(huán)，不管遇到什么情況，都可以快速應(yīng)變，讓會(huì)議達(dá)到客戶(hù)想要的效果。而要做到這些，與輕思緯會(huì)議策劃公司的員工的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)精神是分不開(kāi)的，有職業(yè)精神的人，是不會(huì)讓客戶(hù)失望的。歡迎訪問(wèn)：www.gzqingsiwei.com。
