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    LITUO DI
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    外貿(mào)詢盤來了，第一封回信“得講究”
    瀏覽量：212 | 回復(fù)：1 | 發(fā)布時(shí)間：2014-08-11 14:33:38
    “客戶主動(dòng)發(fā)來詢盤，我就處于優(yōu)勢(shì)！郵件的回復(fù)無須像開發(fā)信一樣講究?！?/span>

    你也這么想？那就錯(cuò)了！

    在出口貿(mào)易中，應(yīng)對(duì)客戶詢盤的回復(fù)方法層出不窮，但回復(fù)給客戶的第一封郵件無疑是至關(guān)重要的，因?yàn)檫@會(huì)直接影響到買家與你的后續(xù)合作。

    PayPal廣州區(qū)的資深顧問Martin認(rèn)為，回復(fù)客戶的的第一封郵件是非常關(guān)鍵的，就像不少人會(huì)“以貌取人”一樣，很多買家就是根據(jù)你的第一封郵件來篩選是否再度聯(lián)系，考慮是否進(jìn)一步合作。

    Peggy是深圳某外貿(mào)公司的業(yè)務(wù)員，還是新手。他告訴C周刊，上班四個(gè)月來，他接到客戶的詢盤郵件不計(jì)其數(shù)，但給對(duì)方報(bào)價(jià)后，回音總是石沉大海?！巴赓Q(mào)人真心傷不起，太難做了。不要說優(yōu)質(zhì)的客戶了，連發(fā)郵件來找我要樣品的客戶都沒有。每天回復(fù)這么多郵件，卻一點(diǎn)效果也沒有，心忒涼。我不知道該怎么辦……”

    “其實(shí)這種情況很常見，不僅Peggy遇到過，很多老的業(yè)務(wù)員也經(jīng)常碰壁。但越是如此，外貿(mào)員就越需要頭腦冷靜，想出對(duì)策，從容應(yīng)對(duì)。在外貿(mào)界，照樣有人做得風(fēng)生水起。”Martin說。

    Martin向C周刊分享了回復(fù)詢盤的第一封郵件關(guān)鍵所在：回復(fù)前，摸清客戶真實(shí)來意，分析客戶類型并針對(duì)性回復(fù)；回復(fù)時(shí)，注意各環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)；回復(fù)后，郵件、傳真、電話多方式進(jìn)行跟蹤。

    回復(fù)前：區(qū)分不同客戶的詢盤目的

    Martin告訴C周刊，事實(shí)上，不是每封詢盤都有下單意向。有很多客戶沒有時(shí)間一個(gè)個(gè)去詢價(jià)，通常會(huì)漫天要報(bào)價(jià)單，然后再考慮并選擇供應(yīng)商；也有很多客戶實(shí)際上就是競爭對(duì)手，詢盤只是為了套取對(duì)方價(jià)格令自己占據(jù)優(yōu)勢(shì)；還有很多客戶詢盤是幌子，索要樣品才是他們真正的目的……

    Martin建議，業(yè)務(wù)員接到詢盤的時(shí)候不要急于回郵件和報(bào)價(jià)，應(yīng)先認(rèn)真分析客戶的信息，從中區(qū)分出客戶是一般專業(yè)買家還是非專業(yè)買家。

    首先，確認(rèn)客戶公司信息真實(shí)性。比如把客戶公司的名稱放到網(wǎng)絡(luò)上搜索一下，找到公司網(wǎng)站，了解對(duì)方是工廠還是貿(mào)易公司，主要的經(jīng)營范圍是哪些行業(yè)。如果沒有網(wǎng)站，也要查一下對(duì)方的蹤跡。如果是在B2B等平臺(tái)上注冊(cè)的，可以看看注冊(cè)時(shí)間，就可大致知道客戶對(duì)市場是否了解。

    其次，判斷客戶公司是否專業(yè)。先了解客戶公司主要有哪些銷售渠道，一年估計(jì)有多大的采購量。通過客戶公司郵件問題判斷其是否專業(yè)，主要需要的是什么產(chǎn)品、材質(zhì)、風(fēng)格、制作工藝、主要用途和客戶所在市場大環(huán)境對(duì)產(chǎn)品的要求，價(jià)位的要求等是否與自己公司情況匹配。

    最后，推測(cè)客戶公司目標(biāo)是否明確。根據(jù)客戶對(duì)產(chǎn)品的具體或單一的要求、初次的求購數(shù)量，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量狀態(tài)和包裝狀態(tài)有什么特殊要求，是否含稅含運(yùn)費(fèi)等問題初步預(yù)測(cè)出客戶詢盤的用意及購買意向。

    回復(fù)時(shí)：不同類型客戶回復(fù)不一樣的郵件

    查清客戶資料后，對(duì)客戶類型進(jìn)行分析，再針對(duì)不同類型的客戶針對(duì)性地回復(fù)郵件。接到詢盤，如果郵件內(nèi)容很空泛，一般要查詢?cè)摽蛻艄镜木W(wǎng)站，了解其經(jīng)營產(chǎn)品的類型，然后給一個(gè)簡單的回復(fù)，說明可以提供的產(chǎn)品有哪些，賣得最好的是哪款；要求對(duì)方告知針對(duì)的市場，提供所需產(chǎn)品的詳細(xì)信息，并提醒客戶不同規(guī)格產(chǎn)品的價(jià)格是不一樣的，沒有規(guī)格無法報(bào)價(jià)（客戶如果是經(jīng)營該產(chǎn)品的，一定會(huì)明白并給出產(chǎn)品的詳細(xì)信息）。

    詢盤里，如果客戶什么也不關(guān)心，就要求你報(bào)價(jià)。那么，小心為上，千萬不要成為一個(gè)報(bào)價(jià)機(jī)器。照例先查詢?cè)摽蛻艄炯爱a(chǎn)品信息，再詢問他具體要哪款產(chǎn)品，數(shù)量是多少再報(bào)價(jià)。還可以打電話或傳真溝通，這樣才不容易被套價(jià)。在溝通過程中要找機(jī)會(huì)看他是否專業(yè)，才能知道他是不是真正的買家，真正的買家會(huì)很耐心地 溝通，不是真正的買家最后會(huì)無聲無息。

    客戶信息全面，包含公司名稱、地址、電話、傳真、聯(lián)系人、公司介紹或網(wǎng)址，并表現(xiàn)出誠意的，這類客戶可能是潛在性客戶。對(duì)于這樣的回復(fù)要有耐心，善于引導(dǎo)，依照他的要求結(jié)合當(dāng)?shù)厥袌鐾茝V情況，有針對(duì)性地介紹公司的熱銷產(chǎn)品。郵件不僅要完整回復(fù)，還需使之看起來與眾不同，這樣才能抓住客戶的眼球。另外，郵件不一定要立刻就回，選擇合適的時(shí)間更重要：比如你同時(shí)收到印度和埃及的詢盤，那就沒必要先回埃及的，因?yàn)榘＜耙话闶前砩习?，而印度是下午左右上班?/span>

    如果接到的是規(guī)格很詳細(xì)的詢盤，在詢盤中體現(xiàn)出產(chǎn)品的參數(shù)，性能等，這類客戶一看就是經(jīng)驗(yàn)豐富的業(yè)內(nèi)人士，也有明確的購買意向。觀察對(duì)方資料后，可以制作一個(gè)精美的excel表格，里面涵蓋客戶所需產(chǎn)品的詳細(xì)規(guī)格，并把其中一項(xiàng)參數(shù)稍稍改動(dòng)（一定不要是最重要的一項(xiàng)），與客戶所需稍有不同，并用有顏色的字體標(biāo)示出來。再在郵件中詢問客戶，我們可以提供的產(chǎn)品與你的要求稍有不同，如果認(rèn)為可以，我會(huì)進(jìn)一步提供詳細(xì)信息，但要注意的是一定不能報(bào)價(jià)?！斑@樣的郵件，往往很吸引人，一般得到對(duì)方的回復(fù)幾率很高?！盡artin說。

    Martin還表示，該類郵件發(fā)出去后，最好立刻跟一封全文本郵件，告訴客人：報(bào)價(jià)單已于幾分鐘之前發(fā)過去，希望他能查收；因?yàn)閹Я烁郊恢浪袥]有收到，如果沒有，那請(qǐng)客人立刻聯(lián)系。這樣做，能減少郵件發(fā)出去石沉大海的情況。

    此外，他特意提到對(duì)于那些真的很喜歡報(bào)價(jià)的客戶，建議報(bào)虛價(jià)，給彼此討價(jià)還價(jià)的余地。”

    技巧一：產(chǎn)品圖片粘在郵件正文抓眼球

    Ailsa在天津某外貿(mào)公司做石材之類的隔音隔熱材料，她去年3月曾因回復(fù)了一封欠妥的郵件，失去一位原本萬無一失的澳大利亞大客戶。

    “我以為自己的價(jià)格很好，但最后發(fā)現(xiàn)浙江的同行報(bào)價(jià)比我便宜一半。我真是不敢相信，后來特地去看，才知道人家用的材料規(guī)格比我低很多。失去了這個(gè)客戶，我才意識(shí)到在國際貿(mào)易中，貿(mào)易商由于缺少機(jī)會(huì)親眼看到產(chǎn)品質(zhì)量，常常憑一封郵件就判斷價(jià)格，一旦沒有妥善地回復(fù)客人的詢盤郵件，我可能立即會(huì)被客人pass，這是很吃虧的?！彼f。
    “因此，我覺得回復(fù)客戶的第一封郵件，目的不是報(bào)價(jià)，而是引起對(duì)方跟你交流的興趣。介紹公司是必要的，但要簡練清楚，突出賣點(diǎn)，言之有物，最好不要超過三句話。郵件內(nèi)容的重點(diǎn)是介紹自己的產(chǎn)品特點(diǎn)，千萬不要盲目報(bào)價(jià)。另外，互聯(lián)網(wǎng)是眼球經(jīng)濟(jì)，所以我覺得可以把圖片直接粘貼在郵件正文中吸引人，但不要把圖片放在附件，那就沒效果了。”Ailsa告訴C周刊說。

    Martin對(duì)此也有相同的見地，他向C周刊提供了郵件范例：

    Dear sir or madam,
    Thank you for your browsing.
    Shenzhen HYH technology Co., which is a professional manufacturer, specialized in all kinds of car components checking fixtures, gages, welding jigs with good quality and very competitive price in China.
    We have manufactured the checking fixtures for Ford, VW, Benz, Subaru, Nissan, Rand Rover etc.
    Also we have our own professional designers to meet any of your requirements.
    Please link our company web site:www.szhyh88.com, if you want to know more about our product.
    Enclosed are two pictures for your reference, hope you will like them.
    Should any of products be of interest to you, please contact us.
    Thanks & best regards
    Martin xiao
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    很有啟發(fā)的一篇好文章；

    2014-08-11 16:32:01
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