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作為外貿(mào)業(yè)務(wù)員，每天都會收到很多電子郵件（哦，你每天只有一封，那努力吧），那么你是如何管理和答復(fù)這些郵件的呢？我的一些個人看法，供參考希望對大家有所幫助)
如何識別真假詢盤：
你可能每天都會收到很多新的訊盤，特別是如果你做了網(wǎng)絡(luò)推廣的話，但是其中有很多是無用或者虛假的訊盤，如果是一個真的客戶，你沒有認真答復(fù)可能會失去，如果是國內(nèi)同行，如果你發(fā)了詳細的資料或者報價，將會泄漏自己的信息，特別是技術(shù)設(shè)計比較高的行業(yè)，泄漏信息是十分不好的。所以識別真假客戶是必要的。如何識別他們？
首先，查一下發(fā)件人的IP，方法：右鍵單擊收到的郵件，選擇屬性－詳細信息，在里面你會看到幾個IP地址，然后查詢IP所屬的區(qū)域，可以到ip.lk52.com這類的網(wǎng)站查，輸入IP地址就可以知道來自哪個地區(qū)；
其次，如果你的網(wǎng)站有計數(shù)器，同時可以參考一下計數(shù)器里面的IP記錄，看看是不是有這個IP瀏覽過你的網(wǎng)站；一般來說用國外代理服務(wù)器上國內(nèi)工廠的網(wǎng)站比較困難，所以一般國內(nèi)的是用真實IP上你的網(wǎng)站，發(fā)送郵件的時候可能會用代理服務(wù)器。用計數(shù)器還有一個好處，就是可以知道瀏覽你網(wǎng)頁的是通過什么地方知道你的，是點擊B2B網(wǎng)站上面的鏈接還是直接輸入你的網(wǎng)站地址？如果是直接輸入地址，那就要想想他是怎么知道的。
第三，看看客戶發(fā)來郵件的時間，根據(jù)時差判斷客戶發(fā)送郵件的時間，比如早上八九點從德國IP發(fā)送過來的郵件基本有問題。
第四，看看客戶在郵件里面是否留了詳細的聯(lián)系資料，如果有網(wǎng)址，詳細電話傳真地址等，一般比較可信，對于資料不全的，可以問問他的聯(lián)系資料，猜測有問題的，可以發(fā)送傳真或者電話詢問一下。打電話給客戶會讓客戶覺得你比較重視他，哪怕只是說明一下收到了他的訊盤，有利無害。
第五，分析客戶訊盤的內(nèi)容，如果有具體的規(guī)格，詳細的要求，這類客戶比較有價值，如果只是籠統(tǒng)的要樣本價格單什么的，比較沒什么意義，至少短期沒什么價值。
對于使用YAHOO, HOTMAIL郵箱的訊盤，多留心。
如何撰寫一封規(guī)范的郵件：
1．使用統(tǒng)一的信紙，最好有公司的商標，主要產(chǎn)品的圖片類別等等，很方便就可以做一個，網(wǎng)絡(luò)下載的信紙不太適合商務(wù)使用。
2．格式正確，統(tǒng)一，郵件主題合理，拼寫無誤。所有發(fā)給客戶的郵件應(yīng)該采用統(tǒng)一的格式：
（1）郵件主題最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行業(yè)是PLASTIC，這封郵件的內(nèi)容是給一款產(chǎn)品報價，那么主題可以寫Export Plastic/quotation of item A.這樣有一個好處，可以方便客戶以及你自己以后查找給客戶的信息，對于來往郵件很多的客戶，開始的時候我往往要花很多時間去查找以前的報價以及其它資料，但是現(xiàn)在通過主題就很方便知道郵件大概內(nèi)容是什么，節(jié)省很多時間。字串2
（2）郵件正文兩端對齊：對于段落很多的郵件，正文兩端對齊會顯得很整潔。
（3）第一封郵件最好寫上Mr.或者Ms.某某，職位寫SALES MANAGER等，不管你是不是經(jīng)理，寫上沒關(guān)系，你職位高客戶會覺得把他當回事，有好處。
（4）落款有公司標識以及詳細聯(lián)系資料
3．版面整潔，在OE里面將撰寫郵件的字體，字號（10－12號比較好）都設(shè)置好，不要一會大字一會小字；也不要花花綠綠的，特別是不要全篇都是大寫字母，會增加閱讀的難度，讓人反感。除非是對一些需要特別提醒客戶注意的地方，可以用大寫，加粗，特殊顏色等突出顯示。