現(xiàn)行的外貿溝通方式，大家主要是在用電子郵件來和客人進行溝通的。我在這里就很多人常常不知道怎樣寫好第一封推銷電郵給買家，及怎樣來回復買家的查詢郵件做些文字說明。
第一封外貿推銷郵件在外貿業(yè)務中可能就如我們和陌生人交往時彼此之間留下的第一印象。有些人就能夠給別人留下好印象，有些人給別人留下不好印象。這印象好與壞，其實我們每個人只要真正注意，也能夠做到完滿的結局。
那么，我們第一次和陌生人的買家郵件交往中怎樣能給買家?guī)砗玫挠∠竽兀课蚁?，我們要做好這個最重要的準備工作：對自己的產品要百分百熟悉，特別是自己要推銷的某種新產品，對其必須要做全方位的深入了解。我們不妨問這些問題：這次我們要給買家介紹的是何種產品及推銷該產品的哪個賣點？我們的賣點會不會是很多同行都在推銷的？我們的賣點是不是現(xiàn)在這個客人需要的？或會不會是客人未來需要的？然后再來電函寫作。在知道這些問題答案后，我們下面來研究寫第一封英文函電時要注意哪些細節(jié)，哪些是比較適用的，有效的方法。
寫第一封英文函電，首先我們必須有個好的標題。吸引買家注意的標題，這樣買家才有可能打開看我們的郵件。就象我們第一次和人見面，要將自己裝扮的漂亮點，帥一點，精神點一樣，來吸引大家。哪些標題才算吸引人，我想大家不妨去看看Yahoo上的產品推銷廣告（其實很多英文網站都可以看到），看看人家老外用何種標題來推銷他們的產品的。仔細研究一下，我想就知道了。很簡單，只要我們COPY他們自己習慣的做法就OK。
其次我們必須簡單扼要，一目了然。推銷的文字不要多，不要太長。記?。涸胶唵卧胶?。簡單最美。但是不要因為簡單而忘記自己產品的賣點。通常我們是這樣來寫的：
第一段：簡明扼要的告訴客人我們怎樣得知他需求信息，最好是一句話就OK。
第二段：簡單扼要的告訴客人我們是該產品的專業(yè)生產商或供應商，我們有上乘質量及具有競爭力的價格?，F(xiàn)特別推薦我們的新產品，暢銷的一品種來給客人。最多不要超過兩句話。
第三段：詳細地描述所推薦產品，越全面越好。通常是對產品品名，性能，材料，F(xiàn)OB/CIF價格，產品規(guī)格，包裝規(guī)格，技術參數(shù)，付款方式，生產時間，樣品提供情況等每一環(huán)節(jié)要做詳細介紹，但也不能太累贅。
第四段：希望能夠得到客人的評價及回復，如有任何疑問，歡迎隨時溝通，我們便在第一時間給予客人的回復。最好是一句話。
第五段：一句話，那就是我們公司的詳細聯(lián)系方式，最好含有公司的電子郵件地址，公司的網頁。方便客人更好回復及更多對我們的了解。
而往往我們很多人問題就是太多的文字來說明我們自己的公司背景，其實這是很大的敗筆。因為，買家每天收到很多推銷郵件，很少有時間來研究你的公司背景。買家常常將繁瑣的文字做垃圾郵件來處理，可能不看我們辛苦寫的長長推銷郵件。買家何時才會研究我們公司的背景呢？可能是在想和我們真正發(fā)生業(yè)務合同時，才會用時間研究我們公司的背景資料。一旦，買家研究我們公司的背景，可能那是一個好的訊息：買家可能要向我們購買產品了。然而，到這種地步不可能是第一封郵件能做到的，也不是第一封郵件要去做的。
在開完展會后,或者在找到第一個新客戶后,如何寫好第一封推廣信就成了很多業(yè)務員頭疼的事情,因為對于做國際貿易的,郵件是和客戶聯(lián)系的最主要的方式,而這第一封推廣信也是能夠讓你的潛在客戶跟你聯(lián)系繼而成交的基礎.
我們公司每年都會參加很多行業(yè)類的展會,這些展會完后的結果就是會拿到很多名片,特別是廣交會后,那名片就更多了.名片分給各個業(yè)務員后,我就會要求他們把名片整理出來,進行一個客戶的分類,可別小看了這個客戶分類過程,它會為你寫好的一封推廣信夯實好一個基礎,在了解客戶的背景下寫的一封推廣信會讓你有的放矢,不會漫無目的.
在寫第一封推廣信時要注意的事項,可以用八個字來概括:簡單,專業(yè),恰當,清晰.
1. 簡單:你推廣信的語言一定要簡練,不要羅里羅嗦.因為很多外國商人沒有多少耐心,如果你的第一封推廣信無比冗長用詞深奧,他們根本不會讀下去,其結果是往往當作垃圾郵件處理了.
2. 專業(yè):在郵件中一定要表明你們是專業(yè)的公司,擁有專業(yè)的產品和專業(yè)的銷售及售后人員,你寫的郵件簡單并不是也要你一并把你的專業(yè)和基本的禮儀也省略掉了,在郵件的末尾一定要附上你詳細的聯(lián)系方式，包括你的姓名、職位、公司名、電話、傳真、E-mail地址、網址和公司地址等信息內容，給對方一個很正規(guī)的印象.
3. 恰當:恰當其實是最不容易的!買家總希望和精通產品的人打交道，如果你在寫第一封推廣信時就錯誤百出，一看就是外行，買家會認為你不是真正的生產廠家，或者對產品并不熟悉，很可能就一去不回.這也是在文章開始我為什么會強調寫郵件前對客戶背景的了解和對客戶的分析的重要性,因為如果你對這個客戶一點都不了解,寫出的推廣信很可能就是言之無物.
4. 清晰:一定要充分利用電子郵件傳遞圖片的優(yōu)勢，這樣更能說明問題，同時也可以降低成本,圖文并茂的效果會比單純語言喋喋不休來得更直接.另外,發(fā)出郵件之前，要仔細的再檢查一下，有無拼寫或語法錯誤，盡量把可能給別人的不良印象減到最小.清晰明了才是一封成功的郵件.
另外還有一點,在第一封推廣信發(fā)出后,不斷的細致跟蹤客戶也很重要,即使客戶現(xiàn)在沒有購買的意向,但是因為你經常跟蹤往返,客戶會對你有很深的印象,一旦他有購買同類產品的需求會的一時間想到你,而且就算客戶沒有意向購買,他也會推薦給他的朋友.
有點長，樓主有范文分享一下嗎？
不錯不錯！
最好能來一封for example就更好了！個人可以根據(jù)具體情況依樣畫葫蘆，那是真方便。^_^
