郵箱尾綴最好與公司網(wǎng)站同名，可以直接向萬網(wǎng)購買，注意容量一定要夠大，另外要考慮是否有其它業(yè)務(wù)員共用同一域名下郵箱，每個郵箱的容量最好同樣夠大。現(xiàn)在還有很多外貿(mào)業(yè)務(wù)員仍在使用21cn、yahoo之類的免費郵箱，給老外一看94極不正規(guī)的公司。當然實在要用免費郵，gmail應(yīng)該是個不錯的選擇。第二步：郵箱設(shè)置
1）簽名的設(shè)置：順序是姓名、職稱、公司名、地址、電話、手機、傳真、郵箱、網(wǎng)址、MSN（如果有的話，不過我已經(jīng)N久沒有用過這玩意兒了，超費時間，真正做生意的時候少，胡聊的時候多），如有能力，也可以把公司LOGO加入簽名（或者請人幫著做一個）；
2）其它設(shè)置：發(fā)件保存、字體設(shè)置（最好為arial）、字號設(shè)置（小五號就夠了，老外很少用大字體）、是否包含對方來郵（選“是”）；
3）頁面選擇：一定是素色，有的職員喜歡用花花綠綠的頁面，其實特別招人反感。
第三步：如何寫推銷郵件
1）先設(shè)計一封通用格式的推銷郵件，包含稱呼、公司簡介（少說my name is 的廢話，垃圾郵件才這樣開頭）、產(chǎn)品簡介，這時之前備好的電子catalogue就可以派上用途了，可以當附件使用；例如：
Dear Madam/Sir,
We know you are one of the leading enterprises in .... line（行業(yè)）, we are one of the biggest ... suppliers based in .....
We mainly deal with...., you might have interests in our .... Attached for your reference is our catalogue in PPT file which will give you a basic idea about our factory and our products.
Should you have any further inquiries and or requirements, just let me know without any hesitation.
Best regards.
Yours
（簽名略）
2）如遇特別的客戶，對其背景比較了解的，則可以針對對方有可能感興趣的某些產(chǎn)品做特別的推介，必要的話可以附上一兩個報價（不建議報價表到處發(fā)，最沒誠意就是這種）。
第四步：如何回復(fù)詢盤
1）字體選用arial，字號選擇較小字號，對年長及位高權(quán)重者可用Mr. 或Mrs.起稱，但大部分時間可直呼其名。如Dear Thomas；
2）盡量使用1), 2), 3)來敘述自己要表達的要點；如果對方問題較多，則建議回復(fù)的內(nèi)容直接放在對方問題的下方，但必須用不同顏色字體標識，起頭可以說：please refer to my replies in blue；或可用下劃線標識重點。盡量不要用太淺或太黑的顏色。
3）如果要分段，盡量一個段落只表達一個意思，并最好由不超過三個以上的句子組成。要知道很多老外的英文書寫也不是太好，對太長太復(fù)雜的句子理解有困難。尤其是一些非英語國家的客戶，段與段之間至少且至多空一行；
4）在使用術(shù)語時，盡量延用對方的說法，即使是不太正確的說法。
5）在風格上盡量接近對方的寫作風格，如果對方用短句，那你也用短句，對方用長句，你也可以用長句。謹記寫郵件不是為了炫耀自己的文法，而是為了讓客戶看得懂；
6）很多新鮮人開始在郵件中使用網(wǎng)絡(luò)語言或縮寫，我從來不用。而且我一定會用dear開頭，best regards.結(jié)尾，哪怕只有一句話三個單詞。
7）如有附件，請在郵件中標明附件名稱，附圖片時，圖片名稱請改為與內(nèi)容相關(guān)的名稱，而不是單調(diào)的0001，0002等。最主要方便客戶下載后查找。
真正有詢盤可復(fù)，已經(jīng)接近成功一半了，祝朋友們馬到成功：）
