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在凡是講求管理的今日，資訊管理（網(wǎng)上資料管理）與應(yīng)用，也是必須了解的課題。

????很多人在網(wǎng)上找資料，求職，求人，但怎樣才能達(dá)到最大的效果，還是有技巧可循的。

????1.第一階段：篩選詢問(wèn)信函 -將詢問(wèn)信函分類，不要收信就回，我們可將信件依可能性分為幾類？

????a.有稱呼的詢問(wèn)信-這是比較仔細(xì)，有禮貌的客人，會(huì)一一打上收信人的稱呼。

????b.有提起詢問(wèn)產(chǎn)品的信 -至少他很明白的告訴你他對(duì)你的什麼產(chǎn)品感興趣。

????c.簡(jiǎn)單介紹他們公司背景的 -表示他有心引起你的興趣，愿意多讓你知道他一點(diǎn)。

????上述這類信函，發(fā)信的人比較用心，至少他會(huì)對(duì)你的回復(fù)又反應(yīng)。可以列入回信的目標(biāo)客戶。

????a.沒(méi)有稱謂也沒(méi)有提到產(chǎn)品名稱，只是告訴你對(duì)你公司有興趣的。

????標(biāo)準(zhǔn)格式，一定是亂撒詢問(wèn)信的，你只是他碰撞到的其中之一而已。

????b.一開(kāi)始就要你寄報(bào)價(jià)單和樣品。

????這種人八成沒(méi)做過(guò)生意，那有一開(kāi)始就要樣品的。

????c.任何不情的要求，如給邀請(qǐng)函，投資訊息，合作信息等等。

????這有很多是第三世界的剛出道做生意的朋友，如果你只是一個(gè)職員，你無(wú)法為公司做任何決定，還是不要浪費(fèi)這個(gè)時(shí)間。這會(huì)添麻煩而已。

????第一個(gè)階段大約可以篩選出30%的潛在目標(biāo)客戶，其他的如果覺(jué)得棄之可惜，可以放在最后，當(dāng)練習(xí)的目標(biāo)吧。

????2.第二階段：回復(fù)詢問(wèn)信函 -篩選出來(lái)的客人，不要馬上依他的要求發(fā)報(bào)價(jià)單或目錄給他，可以立即回復(fù)一封反詢問(wèn)信函，表示你已收到對(duì)方來(lái)信，但有些不明白的地方，有關(guān)產(chǎn)品，款式，才質(zhì)，數(shù)量等需求的了解都可以問(wèn)，甚至問(wèn)他的市場(chǎng)，及公司的性質(zhì)，告訴客人，這有助于你向他推薦你們的產(chǎn)品?；匦艜r(shí)，如果知道客人的first name，可以稱呼對(duì)方的名字，或是MR.姓。這個(gè)動(dòng)作是增加顧客得回復(fù)率，制造多一點(diǎn)的機(jī)會(huì)與客人互動(dòng)。

????這個(gè)動(dòng)作很重要，表示他們?nèi)绻诘谝浑A段已經(jīng)獲得他們要的訊息，他就不會(huì)回你，如果他回了，那麼你下一個(gè)報(bào)價(jià)的動(dòng)作，成功率就會(huì)高一點(diǎn)。

?3.第三階段：報(bào)價(jià) -報(bào)價(jià)給有回復(fù)的客人，但在報(bào)價(jià)的階段至少要對(duì)客人有20%的了解。

????包括客人是那里的？買什麼東西？批發(fā)商，還是零售商？如果他能告訴你他經(jīng)常購(gòu)買的量更好。報(bào)價(jià)時(shí)，請(qǐng)客人不管價(jià)格可否接受，都能回復(fù)給你，因?yàn)檫@有助于你明白你是否還有地方需要改進(jìn)（這里要盡量委婉，不是諂媚），如果對(duì)方是要找工廠，你可以隨報(bào)價(jià)單附上部分工廠的照片，自己有網(wǎng)頁(yè)的可邀請(qǐng)客人瀏覽你得網(wǎng)站，讓他更了解你們的產(chǎn)品與規(guī)模也是必要的。

????4.第四階段：客人接到報(bào)價(jià)單有回復(fù)并索取樣品，可以衡量自己公司的規(guī)定回復(fù)客人，盡量提到要樣品費(fèi)，或是可提供免費(fèi)樣品，但對(duì)方必須付運(yùn)費(fèi)，以了解客人的誠(chéng)意度。

????通常能依這個(gè)程序走到第四階段，那麼客人的成功率就會(huì)很高，我們的同仁們大部分都是依這個(gè)程序跟客人交流，評(píng)估下來(lái)，大概的成功率有50%，但是由于客人對(duì)我們而言都太小了，所以多半我們只是借以了解市場(chǎng)罷了。

????網(wǎng)上與未見(jiàn)面或還沒(méi)成交的客人交流，有些忌諱是必須要避免的。絕對(duì)不要跟客人以MSN或 ICQ的方式交流，因?yàn)槿绻麤](méi)見(jiàn)過(guò)面以這種方式交流，很容易造成不必要的表錯(cuò)情或輕率，導(dǎo)致客人流失。國(guó)內(nèi)的貿(mào)易起步較晚，又正逢E時(shí)代的來(lái)臨，很多進(jìn)入這個(gè)行業(yè)的年輕人，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)非常得心應(yīng)手，因此他們的交流方式已逐漸的E世代化，隨意，隨性，盡情揮灑感情，但是這在國(guó)際貿(mào)易的領(lǐng)域里，是完全不一樣的。生意是現(xiàn)實(shí)的，是殘酷的，容易來(lái)，容易去的資訊時(shí)代，仍舊需要用心去細(xì)細(xì)體會(huì)，得來(lái)不應(yīng)純屬偶然，失去也不是必然。大家如果不能明白互聯(lián)網(wǎng)只是一個(gè)工具，不是生意的全部。很容易在每次敗陣下來(lái)的挫折感中失去自己。折剎了年輕的羽翼，是何等可惜的事。