開發(fā)信，正文部分應(yīng)該大致包含4個(gè)部分： 稱呼、主體、結(jié)束語(yǔ)、簽名。
在談這些之前，我想先談?wù)勑偶煮w和大小問題。因?yàn)槲淖诸伾淖执笮∵m宜，跟你穿衣服合身一樣，讓人看著就舒服，這個(gè)表面上能打動(dòng)人，讓人對(duì)你產(chǎn)生好感，也會(huì)覺得你很認(rèn)真在寫這個(gè)郵件。下面是常用的英文字體：
1）Arial （使用最多的，看著眼睛最舒服） 2）Verdana 3）Calibri
4）Times new roman 5）Tahoma 6）PMingLiU 臺(tái)灣香港
顏色不要超過三色，一般都是黑色或者藍(lán)色,事實(shí)上，有人研究過，藍(lán)色最能引起西方人的注意。對(duì)客戶來(lái)說(shuō)，比較有吸引力的內(nèi)容，可以加粗和變色來(lái)突出處理。比如有的公司可以提供免費(fèi)樣品，F(xiàn)REE SAMPLES 就完全可以重點(diǎn)突出了。對(duì)于文字大小，通常是12磅就好了，但是如果你了解過看信的人，是近視，或者年紀(jì)比較大，可以適當(dāng)把字調(diào)整到13-14磅，免得對(duì)方看起來(lái)很吃力。文字行距大概在18磅左右，不要太緊湊，也不要太松散。
字體和顏色，大小問題解決了，現(xiàn)在我們來(lái)看稱呼。怎么寫稱呼，剛?cè)腴T的時(shí)候，也覺得困難，因?yàn)閷戦_發(fā)信的時(shí)候，往往都不知道對(duì)方名字，其實(shí)一般都可以這么解決：TO：PURCHASING MANAGER/PRODUCT MANAGER或者TO： WHOM IT MAY CONCERN
1)不知道對(duì)方名字：Dear Friend, Dear, Dear Manager, Dear Director, Dear Your Teams…... Hi,Sir,
2) 知道對(duì)方名字：Dear Jone， Hi,Jone, Good Day Jone,……
3) 學(xué)院派，古板： Dear Madam/Sir 這個(gè)在學(xué)校，老師一般都會(huì)教你們這樣寫的，事實(shí)上，這個(gè)太書面化，看起來(lái)有點(diǎn)別扭的。
還有，跟老外說(shuō)Dear,這個(gè)是很自然的事情，你不要想歪了，人家的Dear就跟我們握手一樣，或者說(shuō)就跟我們說(shuō)尊敬的一樣。通過這些比較，我們應(yīng)該發(fā)現(xiàn)：稱呼要親切，能拉近與讀信人的距離。把握這個(gè)原則就好了。
好了，已經(jīng)稱呼人家了，接下來(lái)就是主體內(nèi)容了。其實(shí)外貿(mào)開發(fā)信的主體內(nèi)容，不需要那么復(fù)雜，要把握“四不四少”原則。即：
1）不長(zhǎng)篇大論的介紹公司或工廠 2）不炫耀英文水平
3）不插入超連接或圖片 4）不說(shuō)毫無(wú)意義的廢話
5）少說(shuō)從那里得到客人聯(lián)系方式 6）少用第一人稱
7）少用書面語(yǔ) 8）少用中國(guó)式英語(yǔ)
外貿(mào)函電的精髓就是，“簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單”。 平時(shí)需要多琢磨客人的email，有意識(shí)去模仿他們的行文方式和遣詞用句，才能慢慢練好，讓別人感覺你的email和老外寫的一樣，就把你當(dāng)作同類，覺得會(huì)有親切感，比如我有個(gè)立陶宛的客人，寫郵件開頭老寫：Good day to you!那么我給他回郵件或者寫郵件的時(shí)候，也就學(xué)他寫：Good day to you!未必這樣寫法很好，但是他習(xí)慣這樣，那為什么我就不迎合他的習(xí)慣呢？
下面是一個(gè)自稱剛?cè)肼毜耐赓Q(mào)人的開發(fā)信郵件一個(gè)例子，
HI Mr Harold.Sacks：
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1. Ostomy Bags, Blood Bags, Bandage series, Medical Exam & Surgical, PVC Gloves, Safety Syringe,I.V. Catheter etc
2. Non-woven Coverall series, Face Mask, Hospital bed pad, Cotton Gauze, Adult Diapers etc
3. Oxygen Masks, Nasal Oxygen cannula, Suction Catheter, Feeding Tube etc.
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Yours sincerely
那如果是我的話，此開發(fā)信我應(yīng)該就這么寫：
Hi, Dear Mr Harold.Sacks,
We produce Medical Appliances with high quality & very competitive price for 15 years in China; Hope to find a way to cooperate with you.
E-catalogues will be sent if needed.
Write me back or call me pls, let’s talk more in details.
Thank you.
Best Regards
Yours sincerely
Zarah
Sales Manager
比較一下，什么感覺？外貿(mào)函電的精髓就是，“簡(jiǎn)單，簡(jiǎn)單，再簡(jiǎn)單”。你要做的，就是簡(jiǎn)單明了的告訴看郵件的人，你是誰(shuí)？你是做什么的,優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品是什么？你想要做什么？寫明白了這些東西就好了！其他的東西，等以后有機(jī)會(huì)再詳細(xì)談。第一封郵件那么長(zhǎng)，別人看的那么累，又不認(rèn)識(shí)你，人家不是浪費(fèi)力氣嗎？更何況我們自己覺得自己英語(yǔ)水平好，語(yǔ)法好，寫的不錯(cuò)，事實(shí)上，在老外眼里，可能覺得變樣了。特別是很多老外母語(yǔ)也并不是英語(yǔ)，我們把中文意思轉(zhuǎn)化為英文，他們?cè)侔延⑽霓D(zhuǎn)化為他們母語(yǔ)，這時(shí)間信息經(jīng)過幾次轉(zhuǎn)化和傳遞，最后可能已經(jīng)不知所云了?；蛟S你的意思在他們理解來(lái)，已經(jīng)南轅北轍了都有可能。而事實(shí)上，從某種程度上來(lái)說(shuō)，老外還是比較懶的。而在一般貿(mào)易中，他們大多數(shù)人，還是喜歡簡(jiǎn)單化的語(yǔ)言，而不是很書面化的文字，所以商貿(mào)英語(yǔ)課本是課本，實(shí)際應(yīng)用是實(shí)際應(yīng)用的問題，大家一定要注意這個(gè)問題哦。
我就有個(gè)英國(guó)客人，他寫的郵件每次看起來(lái)很不爽，前言不達(dá)后語(yǔ)，很費(fèi)解，我想，如果我給他寫郵件，寫長(zhǎng)了的話，他會(huì)不會(huì)也這樣覺得，事實(shí)上，他上學(xué)的時(shí)候，不跟我們一樣那么注重語(yǔ)法，也不跟我們一樣要死板的寫作文。但是跟他面對(duì)面講話的時(shí)候，就發(fā)現(xiàn)非常有條理，非常清晰……
還有，我跟一個(gè)意大利老板一起工作過兩年，當(dāng)時(shí)候，我們有個(gè)寧波的供應(yīng)商，幾乎不能寫英語(yǔ)，但是照樣跟我們生意做了兩年，他很清楚我們需要什么產(chǎn)品，然后PI，CI， PL都有固定模板抄一下，改一下抬頭。所以，只要你產(chǎn)品有特色，你了解了客人要什么， 英語(yǔ)有時(shí)候不好，照樣能把生意做好。并不是郵件要寫多復(fù)雜多長(zhǎng)。
下面列一個(gè)幫朋友寫的開發(fā)信，
Dear,
How are you today?
ABC Co., Ltd manufacture LED Lights for 8 years in China, and supplier of walmart, hope to be one of your supplier.
FREE SAMPLES & Catalogues will be sent if needed.
Write me back or Call me please, let me talk details.
Looking forward to working with you in the near future.
Best Regards and thanks.
Alice
Sales Manager
這里要插幾句話，不插入超連接或圖片，是因?yàn)榈谝环忄]件，帶這些，很可能對(duì)方網(wǎng)速不好的時(shí)候，影響下載看你郵件，而更嚴(yán)重的是，對(duì)于陌生郵件地址，有連接的話，即使是通過暢想外貿(mào)管理軟件的郵件系統(tǒng)，也可能被對(duì)方反垃圾郵件系統(tǒng)默認(rèn)為垃圾郵件，這樣的話，你就慘了。
好了，開發(fā)信正文主體寫好了，就要談?wù)劷Y(jié)束語(yǔ)了。結(jié)束語(yǔ)部分一般來(lái)說(shuō)問題不大，但是很多人不經(jīng)意見就喜歡寫個(gè)什么：Hope you good every day. Be Happy Every day等等這樣的中式英語(yǔ)，這個(gè)在中國(guó)人之間調(diào)侃，可能不覺得什么，但是老外看到這里，會(huì)覺得你特老土的。事實(shí)上，比較簡(jiǎn)單直接的HAVE A NICE WEEKEND！ BEST WISHES！ BEST REGARDS！就都可以了。
最后，就是簽名了。開發(fā)信，因?yàn)槭堑谝环忄]件，建議純文本就好了：
NAME： TITLE：
COMPANY： TEL：
FAX： EMAIL：
WEB：
如果不是第一封郵件，建議簽名可以設(shè)點(diǎn)特色，弄點(diǎn)花樣，花點(diǎn)心事，弄的與眾不同點(diǎn)，可以把自己產(chǎn)品特色，照片等都可以設(shè)計(jì)進(jìn)去。
好了，開發(fā)信發(fā)出了，就等回信了，如果沒有回，也別灰心，很多時(shí)候，你得到的電子郵件地址，很可能未必就是你的買家的，石沉大海的情況比比皆是，我們要做的就是繼續(xù)努力，這個(gè)需要勤奮和機(jī)遇的。遇見一個(gè)人回了，就要努力想辦法跟進(jìn)。必要的時(shí)候，可以電話跟進(jìn)。
還有人在問發(fā)開發(fā)信要不要設(shè)置要求已讀回執(zhí)？我建議還是要回執(zhí)比較好，有3個(gè)好處：
1、你可以看，你發(fā)了30封郵件，有多少封是 read，有多少封是 deleted without read ；可以確定自己郵件標(biāo)題或者內(nèi)容好不好？
2、事實(shí)上，對(duì)于已讀郵件，你就可以跟進(jìn)寫第2封郵件了，試著發(fā)下電子目錄了。對(duì)于未度而直接刪除的郵件，而你又確定他們?cè)谧瞿愕漠a(chǎn)品的話，如果你愿意，可以試著換下標(biāo)題，再發(fā)發(fā)郵件；
3、一般回執(zhí)里郵件地址前，可能有聯(lián)系人的姓名，這個(gè)很有用哦。
