對(duì)于外貿(mào)業(yè)務(wù)員來(lái)說(shuō)，寫郵件是一項(xiàng)每天都要重復(fù)的工作。無(wú)論是寄信還是回復(fù)，一般只要是與海外客戶溝通，大多都需要郵件，所以我們一定要把握好郵件的質(zhì)量，除了一些有針對(duì)性的技巧和優(yōu)化之外，如何寫好一封郵件以及如何把握好一封郵件的質(zhì)量，其實(shí)都是有原則和技巧可以遵循的。一般來(lái)說(shuō)，外貿(mào)郵件無(wú)非就是以下七條寫作規(guī)則，我們通常稱之為“7C原則”。
Clearness 清楚原則
清楚包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是寫信者在擬文前知道自己要寫什么；二是對(duì)方收到信函時(shí)可以完全了解寫信者要表達(dá)的意思，不會(huì)產(chǎn)生誤解。這就要求寫信者頭腦清楚、條理清晰、表達(dá)準(zhǔn)確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞匯。
Conciseness 簡(jiǎn)潔原則
簡(jiǎn)潔是指用最少的語(yǔ)言表達(dá)最豐富完整的內(nèi)容，并且不影響信函的禮貌性。簡(jiǎn)潔使信函更加簡(jiǎn)明有力。
商務(wù)英語(yǔ)信函的格式要簡(jiǎn)明扼要，語(yǔ)言要通俗易懂，內(nèi)容要精練豐富。這要就要寫信者在行文過(guò)程中盡量選用簡(jiǎn)單、易懂、樸素的詞匯，采用簡(jiǎn)潔、直接的句子。
Correctness 準(zhǔn)確原則
商務(wù)英語(yǔ)的信函與買賣雙方的權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系、企業(yè)形像等息息相關(guān)，是制作各種商業(yè)單據(jù)的依據(jù)，以及進(jìn)行商業(yè)活動(dòng)往來(lái)的重要憑證。
準(zhǔn)確無(wú)誤是商業(yè)英語(yǔ)信函寫作中最最要的原則。準(zhǔn)確原則不僅僅指單詞拼寫、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)無(wú)誤，語(yǔ)法使用、結(jié)構(gòu)格式正確，還應(yīng)確保信函所涉及的信息、數(shù)字、事實(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤。
因此，在進(jìn)行商業(yè)英語(yǔ)信函寫作中應(yīng)反復(fù)審核相關(guān)信息，如：收信人的職稱、姓名、地址、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、貨物品質(zhì)、顏色、尺碼、單價(jià)、總價(jià)、包裝等。
Concreteness 具體原則
具體原則是指信函中涉及的內(nèi)容要言之有物，信息要詳實(shí)具體，表達(dá)要完整。商務(wù)信函寫作中注意避免類似：soon, at an early date, good, nearly 等籠統(tǒng)的、含混不清的表達(dá)法。例如：I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具體，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.
Courtesy 禮貌原則
為了建立、保持一個(gè)友好貿(mào)易關(guān)系，商務(wù)英語(yǔ)信函往來(lái)一般要注意禮貌原則，以禮待人。禮貌原則不僅僅體現(xiàn)在使用 Please,thanks you 等這些詞匯上面，而是要在字里行間體現(xiàn)謙虛的態(tài)度，并做到不卑不亢、得體大方。
具體的禮貌原則基本包括這幾個(gè)方面：遵守國(guó)際商務(wù)往來(lái)慣例；尊重對(duì)方風(fēng)俗習(xí)慣；語(yǔ)言表達(dá)要客氣有分寸，避免使用命令口氣；多用友好、肯定的語(yǔ)氣，盡量用委婉語(yǔ)氣指出對(duì)方不盡人意的地方，復(fù)信要及時(shí)。
Consideration 體諒原則
體諒是指以對(duì)方利益為出發(fā)點(diǎn)，站在對(duì)方的立場(chǎng)周到、細(xì)致的考慮問(wèn)題，以便得到對(duì)方的好感而達(dá)到所預(yù)期的目的。體諒原則是商務(wù)交往中為了促成交易所使用的一種技巧。
Completeness 完整原則
一封完整的商業(yè)信函應(yīng)該是對(duì)對(duì)方提出的問(wèn)題逐一回答而且對(duì)自己要表達(dá)的重要信息一一道清。信函的完整性有助于建立良好的企業(yè)形像，節(jié)省雙方的商務(wù)往來(lái)時(shí)間而達(dá)到預(yù)期效果，避免因重要信息不全而引起不必要的糾紛。（客服226167039）
