這些客戶整理方法能讓你在外貿(mào)開發(fā)路上披荊斬棘
簡單來說，外貿(mào)其實(shí)就是開發(fā)海外客戶。如果為了使我們的外貿(mào)工作更有效率，不僅需要強(qiáng)大的客戶開發(fā)能力，還需要做很多文檔整理工作。否則你努力工作一段時(shí)間后，但會(huì)出現(xiàn)你不記得你給顧客發(fā)的資料、溝通的信息、電話溝通內(nèi)容的情況，甚至不記得顧客對(duì)這一切做出的回應(yīng)，完全混亂了自己客戶的跟進(jìn)進(jìn)度。
一些外貿(mào)業(yè)務(wù)員會(huì)說我是銷售人員，只負(fù)責(zé)客戶開發(fā)。這種文件整理是助理和后勤要做的事，所以與我無關(guān)，我也不需要做。事實(shí)并不是這樣，你的顧客只有你自己費(fèi)心才能得到訂單。不管別人多費(fèi)心，顧客都不會(huì)對(duì)你下訂單。下面小易就講講如何整理好客戶資料。
1.
客戶檔案表格
也就是客戶信息列表。
總的來說，這份表格需要清晰地將客戶分類，按照來源、規(guī)模、類型、重要程度、發(fā)展階段等，清晰明了地分類整理，需要包含客戶的主要信息、基本簡介、聯(lián)系人和聯(lián)系方式、進(jìn)展記錄等。只要打開這個(gè)表格，你就擁有的你所有客戶的一覽表，其他所有的記錄和文件整理，都是圍繞著這份客戶表格開始的。
2.
快遞、樣品、收付款等細(xì)節(jié)
快遞和樣品細(xì)節(jié)很重要，因?yàn)槟愕挠唵魏湍慵慕o客戶的樣品息息相關(guān)，很多產(chǎn)品的下單需要非常依賴樣品的確認(rèn)。比如人造草坪，需要完全和樣品的色號(hào)、原料規(guī)格等一模一樣，否則半點(diǎn)差錯(cuò)就會(huì)造成整個(gè)訂單被做錯(cuò)。所以這個(gè)記錄必須包括：樣品的種類和細(xì)節(jié)、照片、快遞單號(hào)、寄樣時(shí)間和收到時(shí)間、寄件方式、付款方等，所有一切需要記錄的細(xì)節(jié)，單獨(dú)整理一個(gè)表格，用于記錄這個(gè)資料。也是你后期跟進(jìn)客戶的主要依據(jù)。
收付款細(xì)節(jié)記錄就很好理解了，主要是記錄收款的細(xì)節(jié)，比如客戶應(yīng)付金額和到賬金額、手續(xù)費(fèi)、時(shí)間、付款水單等，以備后期及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常問題。比如手續(xù)費(fèi)突然異常、到賬時(shí)間異常等。也有助于你統(tǒng)計(jì)每個(gè)客戶的合作金額、業(yè)績完成金額。
3.
客戶溝通詳細(xì)記錄表格
郵件往來詳細(xì)記錄，每一封都要全部記錄下來，包括簡短的回應(yīng)。郵件原文+翻譯，截圖+敲字。客戶多了很麻煩，但是客戶越多越需要把這份工作做好，否則你很快就會(huì)混亂，想查詢某封郵件中的某一段話，難道需要把所有的郵件全部搜查一遍嗎？有的客戶來往郵件多達(dá)幾百封甚至上千封，找一次浪費(fèi)半天的時(shí)間。
除了郵件，每次和客戶在線聊天、打電話的內(nèi)容，也全部要?dú)w納整理，原文截圖，翻譯成中文，記錄在你的表格里。每個(gè)客戶單獨(dú)一份表格。時(shí)間久了，有的客戶消沉一段時(shí)間突然又聯(lián)系你時(shí)，只需要拿出這份表格，全部看一遍，就做到了對(duì)你們的溝通了如指掌。
不要怕麻煩，等你混亂迷茫時(shí)，再去整理就晚了，已經(jīng)錯(cuò)過很多好客戶了。
4.
來訪客戶的總結(jié)和記錄
每次接待客戶之后，寫一份接待總結(jié)。盡可能地記錄每一個(gè)問題和客戶的反應(yīng)，越能高度還原，越有效果。不要高估自己的記憶，接待客戶后，最好2天內(nèi)整理完。如果全靠大腦記憶，在客戶第二次來訪時(shí)，你就已經(jīng)記不清上次你們談判的具體內(nèi)容了。尤其客戶來訪比較頻繁的公司，一個(gè)月接待好幾波客戶，不記錄的話，這幾波客戶都混在一起了。
可能你會(huì)疑問：我記錄主要的內(nèi)容不就行了，干嘛記錄每個(gè)問題？
舉個(gè)例子吧，有一次，我?guī)屯陆涌蛻?，?dāng)時(shí)我充當(dāng)陪同，記錄會(huì)談內(nèi)容。會(huì)議結(jié)束后，這個(gè)同事市主要負(fù)責(zé)人，2個(gè)小時(shí)的談判，他記錄了2張紙，我記錄了14張紙?？蛻魧?duì)我說：有問題問你就行了，因?yàn)槟阋欢ㄓ浵铝怂械男畔?。盡管他一直沒看我，但是他注意到了我，并且認(rèn)可了這份記錄的重要性。
只是幾句話總結(jié)這次接待，大的方向不會(huì)錯(cuò)，但是沒法全面判斷這個(gè)客戶的性格、做事風(fēng)格、隱藏的情緒、對(duì)產(chǎn)品的細(xì)微反應(yīng)。有時(shí)候，一句話就可以側(cè)面反映客戶的心理活動(dòng)，一個(gè)細(xì)微的動(dòng)作可以驗(yàn)證你的猜想。合作客戶幾年也來不了幾次，不抓緊機(jī)會(huì)記錄一切信息，不是浪費(fèi)了這個(gè)見面機(jī)會(huì)嗎？
5.
每日工作記錄
其實(shí)工作日程記錄應(yīng)該是在早晨來到公司要做的第一件事。這里說的是，你每天的完成情況，包括日程內(nèi)容、開發(fā)情況、反饋情況、詢盤情況等，只需要你花費(fèi)不到5分鐘時(shí)間，就可以總結(jié)出來。但是這份數(shù)據(jù)日后可以作為工作總結(jié)的重要憑證，可以分析出來，工作中欠缺的是效率，還是工作量，還是回復(fù)率。
6.
開發(fā)工作體系
不要盲目地搜索客戶，定位目標(biāo)市場后，穩(wěn)扎穩(wěn)打步步為營。谷歌開發(fā)，海關(guān)數(shù)據(jù)的使用，就從關(guān)鍵詞和國家開始，逐個(gè)攻破。好用的工具、網(wǎng)站、B2B注冊列表、上傳記錄、開發(fā)順序等等，全部整理成一個(gè)表格，把開發(fā)工作條理起來，做到清晰明了、井井有條，而不是東打一槍、西發(fā)一炮，像沒頭蒼蠅到處亂撞。
堅(jiān)持一段時(shí)間，會(huì)很有成就感，積累的工作方法、開發(fā)技巧，以后還可以留作備用。
7.
資料體系
產(chǎn)品資料也別亂七八糟地放在各個(gè)文件夾里，把圖片、視頻、制作的資料、分享給客戶的等等資料，都分類整理清楚，想要什么資料一目了然。
與客戶的來往資料，也要分門別類，文件夾按照時(shí)間+資料內(nèi)容命名，避免有時(shí)候資料重復(fù)發(fā)給客戶，讓客戶對(duì)你的工作態(tài)度產(chǎn)生懷疑。很多業(yè)務(wù)員真的犯過這樣的錯(cuò)誤，因?yàn)樗麄兿矚g群發(fā)郵件，不記得給誰發(fā)過什么資料了。
8.
開發(fā)信模板
盡管不建議大家統(tǒng)一開發(fā)信模板，但是有的模板還是有必要的。未建立聯(lián)系的客戶，很大部分是可以用同一種模板的，比如客戶網(wǎng)站上的郵箱、新收到的不明詢盤、介紹某部分信息等，保存下來，用的時(shí)候直接復(fù)制，再稍加調(diào)整，可以節(jié)省大把的時(shí)間。
9.
市場調(diào)研
這個(gè)主要指產(chǎn)品的國內(nèi)市場，也就是你對(duì)競爭對(duì)手的調(diào)研，價(jià)格、產(chǎn)品類型、廣告情況等，整理一份文檔，實(shí)時(shí)更新。知己知彼，才能百戰(zhàn)不殆。辛苦打聽到的信息，隨時(shí)記錄下來，整理成冊，才能不浪費(fèi)好時(shí)機(jī)。
10.
結(jié)語
外貿(mào)業(yè)務(wù)員，絕不是只具備強(qiáng)大的開發(fā)能力就可以的。認(rèn)真、仔細(xì)、系統(tǒng)的工作態(tài)度和方法，也是不可缺少的素質(zhì)，甚至一個(gè)良好的工作習(xí)慣比開發(fā)能力還要靠前，因?yàn)楹玫牧?xí)慣可以提升開發(fā)效率，而沒有好的習(xí)慣則會(huì)降低開發(fā)效率。
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