對于外貿(mào)業(yè)務員來說，寫郵件是一項每天都要重復的工作。無論是寄信還是回復，一般只要是與海外客戶溝通，大多都需要郵件，所以我們一定要把握好郵件的質量，除了一些有針對性的技巧和優(yōu)化之外，如何寫好一封郵件以及如何把握好一封郵件的質量，其實都是有原則和技巧可以遵循的。一般來說，外貿(mào)郵件無非就是以下七條寫作規(guī)則，我們通常稱之為“7C原則”。
Clearness 清楚原則
清楚包括兩個方面的內(nèi)容，一是寫信者在擬文前知道自己要寫什么；二是對方收到信函時可以完全了解寫信者要表達的意思，不會產(chǎn)生誤解。這就要求寫信者頭腦清楚、條理清晰、表達準確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞匯。
Conciseness 簡潔原則
簡潔是指用最少的語言表達最豐富完整的內(nèi)容，并且不影響信函的禮貌性。簡潔使信函更加簡明有力。
商務英語信函的格式要簡明扼要，語言要通俗易懂，內(nèi)容要精練豐富。這要就要寫信者在行文過程中盡量選用簡單、易懂、樸素的詞匯，采用簡潔、直接的句子。
Correctness 準確原則
商務英語的信函與買賣雙方的權力、義務、利害關系、企業(yè)形像等息息相關，是制作各種商業(yè)單據(jù)的依據(jù)，以及進行商業(yè)活動往來的重要憑證。
準確無誤是商業(yè)英語信函寫作中最最要的原則。準確原則不僅僅指單詞拼寫、標點符號無誤，語法使用、結構格式正確，還應確保信函所涉及的信息、數(shù)字、事實準確無誤。
因此，在進行商業(yè)英語信函寫作中應反復審核相關信息，如：收信人的職稱、姓名、地址、交貨時間、地點、貨物品質、顏色、尺碼、單價、總價、包裝等。
Concreteness 具體原則
具體原則是指信函中涉及的內(nèi)容要言之有物，信息要詳實具體，表達要完整。商務信函寫作中注意避免類似：soon, at an early date, good, nearly 等籠統(tǒng)的、含混不清的表達法。例如：I will send the samples to you soon. 就不如 Iwill send the samples to you in two weeks. 如果能再具體，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.
Courtesy 禮貌原則
為了建立、保持一個友好貿(mào)易關系，商務英語信函往來一般要注意禮貌原則，以禮待人。禮貌原則不僅僅體現(xiàn)在使用 Please,thanks you 等這些詞匯上面，而是要在字里行間體現(xiàn)謙虛的態(tài)度，并做到不卑不亢、得體大方。
具體的禮貌原則基本包括這幾個方面：遵守國際商務往來慣例；尊重對方風俗習慣；語言表達要客氣有分寸，避免使用命令口氣；多用友好、肯定的語氣，盡量用委婉語氣指出對方不盡人意的地方，復信要及時。
Consideration 體諒原則
體諒是指以對方利益為出發(fā)點，站在對方的立場周到、細致的考慮問題，以便得到對方的好感而達到所預期的目的。體諒原則是商務交往中為了促成交易所使用的一種技巧。
Completeness 完整原則
一封完整的商業(yè)信函應該是對對方提出的問題逐一回答而且對自己要表達的重要信息一一道清。信函的完整性有助于建立良好的企業(yè)形像，節(jié)省雙方的商務往來時間而達到預期效果，避免因重要信息不全而引起不必要的糾紛。
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