外貿(mào)企業(yè)和客戶公司達成相應貿(mào)易往來過程之中會涉及到方方面面的問題，除了產(chǎn)品銷售價格對于外貿(mào)企業(yè)的利潤會造成影響之外，產(chǎn)品的運輸費用，相關保險以及在碼頭停放租賃倉庫費用等等都和外貿(mào)企業(yè)利潤獲得休戚相關,而在這方面根據(jù)外貿(mào)企業(yè)和客戶公司商談的協(xié)議不同，又有本質的區(qū)別，例如一些外貿(mào)企業(yè)和客戶商談過程中達成協(xié)議，由客戶方自行負責倉庫租賃費用，產(chǎn)品運輸以及相關保險費用，那么客戶什么時間提貨對于外貿(mào)企業(yè)不會有任何影響，但在相關的合同之中，如外貿(mào)企業(yè)承擔倉庫租賃費用運輸以及保險等相關費用時，客戶什么時間提貨就變得非常關鍵了，那么遇到客戶延遲提貨時催客戶提貨通知函該怎樣撰寫呢?
如下案例可供借鑒：
Mr. Ebert
your company and we concluded a contract on November 15, in which we interviewed you on the following items: 5 tons of natural rubber, 12 tons of styrene-butadiene rubber, 12 tons of neoprene rubber and 8 tons of butyl rubber, as clearly stated in the contract. This series of products purchased by you will be shipped to Dalian port by our company before December 5, and you will pick up the goods from December 5 to December 10 at your expense. Product insurance and warehouse rental costs will be borne by our company. At the time of arrival of the prescribed withdrawal time, your company did not collect the goods as previously agreed, resulting in the delay of the time of the product rental warehouse. Dalian Port has shown us the extension notice and we will pay the additional cost of the warehouse lease. We hope that your shipment of the goods will be shipped before December 16, and that any additional expenses incurred by you if you fail to collect the goods within the time specified in the contract will be deducted from the margin paid by you. We hope you will inform us of your decision as soon as possible.
埃伯特先生
貴公司和我公司在11月15日達成合同，本次合同中貴方所購入的貨品有天然橡膠5噸，丁苯橡膠2噸，氯丁橡膠12噸，丁基橡膠8噸，在合同中明確注明，貴公司所購買的產(chǎn)品將由我公司于12月5日之前將貨品發(fā)到大連港口，貴公司將于12月5日至12月10日提貨，此次產(chǎn)品運輸費用由貴公司承擔，產(chǎn)品保險以及庫房租賃費用由我公司承擔。
在規(guī)定提款時間到期時，貴公司并沒有按照此前的協(xié)議提貨，造成產(chǎn)品租賃庫房時間延時，大連港已向我方出示延期通告，我方將額外支付庫房租賃費用。
希望貴公司在12月16日之前將這批貨物提貨裝船，如貴方無法按照合同規(guī)定時間提貨所造成的任何額外費用支出，將由貴方所付保證金中扣除，希望貴公司盡早做出決策回函告知。
該客戶公司在接到提貨通知函后即回函：
Wang Shuo Manager:
I am sorry to receive your customerundefineds notice of delivery of goods. I am sorry that you did not take delivery of goods in time because of your stock products. This is our companyundefineds responsibility, and we will take delivery of the goods before the time you give us this time of delivery. As a result of the delay in the delivery of goods, we will compensate for the impact on your company. We will bear the cost of leasing the port warehouse beyond the time specified in the contract. I hope this unpleasant thing will not affect the future cooperation between the two companies.
王碩經(jīng)理：
接到貴公司客戶提貨通知函，深感抱歉，我公司因為庫存產(chǎn)品原因未第一時間及時提貨，這是我公司責任，我公司會在貴公司此次給出的提貨時間前提取貨物。
因為此次提貨延期，對貴公司造成的影響我公司會給出補償，超出合同規(guī)定時間的港口倉庫租賃費用，我公司會承擔，希望不愉快的事情不會對雙方公司此后合作帶來影響。
從如上案例中可以看到，該外貿(mào)公司催客戶提貨通知函言簡意賅，在這其中提出了幾個重點，首先在合同中已經(jīng)明確標注產(chǎn)品的運輸費用是由購買方承擔的，借此告知客戶公司不要提出過分的要求，一切按照合同事宜展開，其次在這篇信函中指出，雖然在產(chǎn)品運輸?shù)礁劭谥?，倉庫租賃費用是由銷售方企業(yè)所承擔，但是支出這筆費用的時間是有限定的，在合同規(guī)定提貨時間已到時，如客戶方?jīng)]有在限定時間提貨，這筆費用則由客戶方所支付的定金中扣除。
催客戶提貨通知函，一定要將各項事宜解釋清楚，部分外貿(mào)企業(yè)在相關信函撰寫過程之中并沒有關注到這些，只是籠統(tǒng)的要求客戶公司在相應時間提貨，而沒有關注到相關細節(jié)問題，這種信函撰寫顯然是失敗的， 催客戶提貨通知函，既要言簡意賅說明各項問題，又不能讓客戶感覺到尷尬，歐美國家商貿(mào)往來中，各公司對于企業(yè)信譽都是非常關注的，因此在各項信函來往中一定要留有顏面，在提貨通知函中也是如此，這一類型信函撰寫并沒有固定格式需要遵循，但是一定要關注到措辭不能言語過激。
