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主管如何安排員工的產(chǎn)假

　　雖然產(chǎn)假長達九十天，但是其實有很充分的時間可以做團隊心理與工作分配的準備，因為懷孕時間長達9個月后才會請假，不是兩天或一個星期之后就要請長假。

一、主管得知相關(guān)員工懷孕的消息后，就要將每一項與休假員工相關(guān)的工作細節(jié)做仔細的記錄，并列出工作明細表。主管必須掌握每個部屬的工作內(nèi)容、工作量；每樣工作所需要的時間；以及每個客戶的進展狀態(tài)；客戶方的相關(guān)聯(lián)系人、項目負責人。

二、在安排工作上，一知道員工懷孕，就先與她一起清點她所有的工作內(nèi)容，并把工作分成兩大類，一類是絕對不可以或缺的，就是在2-3個月中如果沒有人做這工作，會影響整體運作；另一類就是可以等2-3個月假期結(jié)束再繼續(xù)的工作。這樣的分類可以先把處理的困難縮小，只要再將不可或缺的工作分配給其它同事就好。

此事應(yīng)該掌握的原則應(yīng)該是一公開懷孕的消息就分配工作，絕對不是等到產(chǎn)假前再分配。我們很多的緊張都是因為事情突如其來，來不及應(yīng)變。所以，如果能夠提早讓大家知道有什么事情會發(fā)生、什么時候?qū)⒔邮质裁垂ぷ?。接工作的人一方面能夠在心理上準備好，另一方面也能夠在同事請產(chǎn)假前，盡可能跟她交接不會慌亂。交接期間碰到任何情況，同事都還在身邊可以隨時解答，也就可以減少未來產(chǎn)假中的問題。

　　三、在分配工作時，需要考量的因素。如何避免讓其它部屬覺得不公平？

主管分配工作的原則應(yīng)根據(jù)能力而不是用時間來建議工作的分配，因為產(chǎn)假是2-3個月，應(yīng)該先撇除工作淡、旺季節(jié)因素。主管先提出一位在能力上最適合的人與一位次佳人選，然后再考量最佳人選最近是否在進行特別項目或是工作量特別大，如果沒有這些情況，再與他溝通分擔工作。

同時需要和休產(chǎn)假員工溝通在休產(chǎn)假期間，老客戶的訂單維護費用分發(fā)給接替人。而新成交客戶的訂單提成，分享一部分維護費用給工作接替者。

　　規(guī)劃人力的重要原則，就是盡可能不要讓某件工作只有某個人知道怎么做，即使是非常復(fù)雜的工作，也盡可能安排讓另一位同事了解，也許不是由他來負責做。這就像不要把所有雞蛋放在一個籃子里的道理，如果有工作是只有一個人會做，碰到請假時的解決方法就很少。

　　四、在與員工溝通工作分配之前，就要規(guī)劃出雛形，更重要的是如何與員工溝通。

　　溝通工作分配時，除了要與分擔工作的人溝通，還要做宣布。不用非常正式的宣布，可能就是在某個會議中順帶提到：我們有一件喜事發(fā)生，大家也要準備好迎接這個喜訊，恭喜某位同事懷孕，她將在幾個月后請產(chǎn)假，原有的工作未來即將要分配給誰，我非常的感謝那位同事（接替者）為團隊和公司所做一切。

　　這樣的宣布是要傳達給大家很重要的訊息：我們是一個團隊，今天有位同事生產(chǎn)，在需要人幫助的情況下我們提供幫助。每個人在一生里面都會遇到需要幫忙的時候，大家是彼此幫助的。

　　另一個傳達的重點是，接替工作的人，不可以覺得自己是被懲罰的，不是因為他的工作比較閑，所以要多分擔工作。

　　要讓大家感受到，分擔工作的同事他愿意做額外的工作幫助產(chǎn)婦同事、幫助團隊、幫助公司，讓生產(chǎn)的同事沒有后顧之憂。這樣那位同事才不會覺得為什么是我？我接受額外的工作得到什么好處？績效表現(xiàn)不會比較好，也沒有加薪?

　　　五、雖然懷孕9個月聽起來有很長的準備時間，但是孕婦有時會有突發(fā)狀況，該如何應(yīng)變？

　　如果身體不適的狀況比較嚴重，當然要讓她休養(yǎng)，把她的情形告知同部門的同事，并把她的工作分配出去。因為已經(jīng)從她一告知懷孕就開始準備分配工作，臨時發(fā)生狀況問題也不會太大，就是加速原本要接手她工作的人上手，只是把原來9個月的交接準備，縮到可能只有2、3個月。如果要接手工作的人因為時間縮短而慌張，主管則需要協(xié)助接替工作的員工一段時間，讓接替人知道：每一項工作涉及的相關(guān)人員有哪些??工作中遵循的原則是什么??如何執(zhí)行的工作，有何技巧？需要向誰匯報工作??可以從哪里得到資源或協(xié)助？做到這些，一方面是讓孕婦安心靜養(yǎng)，另一方面也讓臨時接替工作的人知道公司愿意提供資源協(xié)助他。

其實，所有同事都會看著主管如何處理，如果主管沒有處理好、造成工作混亂，下次如果有同樣事情發(fā)生，要再請同事幫忙，大家就不愿意參與了，大家都會記得上一次那個人的下場如何。這期間主管一定是以客戶和大局為重，解決團隊問題并保證工作有序開展。