外貿業(yè)務的3大紀律8大注意
同樣是出口企業(yè)，都經營同樣的產品，當同時聯系同樣的客戶時，外商卻可能很快回復他而偏不回你！原因固然很多，但個人在處理詢盤時可能存在的一個或一些小小的問題也許就是導致客戶不回你的致命原因，如何讓外商一定回復你？如何盡量地提高首次聯系外商之成功回復率？這正是我們首先并且反復要幫助大家解決的問題；
第一次聯系外商，你應該堅持如下之“三大紀律“”：
1.TIME之紀律
也就是說應盡量爭取在第一時間聯系客戶，所謂第一時間當然是越快越好，當日為最佳，而在得到該詢盤后的2-3個工作日內回復也不算遲，一周內聯系希望也有，但拖的時間越長，外商回復的可能當然越小，所以，我們建議都能夠每天起碼上網一次，看看有沒有自己有興趣、有可能做的外商詢盤，以便及時地處理并在第一時間聯系客戶；同時，我們建議第一次聯系外商特別是歐美客商，如有可能的話以在晚上或外商正常上班時一定效果更佳，道理很簡單，外商一上班一般都會先處理大量的郵件，你的郵件混在眾多郵件中則被外商忽略的可能性自然很大，而如你能選在外商當地上班時間上午10-下午3點間發(fā)郵件給客戶，這時外商所收的郵件一般不多，一般可能會有更多的時間來閱讀你的郵件，很多時侯你將可能立即得到外商的回復，你試過嗎？
2.FIRM之紀律
也就是說發(fā)給客戶的郵件應很實在，起碼應是個象樣的OFFER，這并不是說你的第一次OFFER就一定要是實盤，第一次只要實在就行，只要你的郵件實在，你就一定顯得專業(yè)而有誠意，很多情況下客戶也會對等地變的很實在，不僅你得到客戶很快回復的可能大大增加，你所收到的回復也很有可能也很實在，事實上，想要得到客戶的回復真的并不是象有些人所想象的那么難，難就難在客戶給你的回復是否僅是禮貌性的回復且缺乏實實在在的內容？要想得到外商實在的回復，無疑，首先你就一定要實在！
3.SPAM之紀律
也就是說不要象發(fā)垃圾郵件一樣地大范圍地聯系客戶，一個人、一家公司能做的產品不可能太多，當你提供不了客戶所詢的產品時，客戶回你了又有何用？何況，當你以SPAM的方式聯系客戶時，那些久在“江湖“”上“混“”的買家一般輕易就能辨別出你的沒有誠意，自然外商的回復率不可能很高，與其浪費時間地天天聯系幾十個客戶，疲于奔命，不如踏踏實實地專攻個別商品，事實上，只需要有針對性地聯系外商，你才有可能不斷地得到有成交價值的外商回復。
同時，第一次聯系外商你還應遵循如下之“八項注意“”：
1.不要一開始就電話傳真打過去；
有些外語好的第一次聯系外商時都習慣于直接打電話過去，以求直接與簡便，但實際效果一般都很不好，而大部分的外商也很反感這種方式，結果大多是電話通完后就不了了之，我們發(fā)現這樣一個規(guī)律：一般如你第一次聯系外商時直接打電話過去，很多外商都會用單子已定的借口來搪塞，或一般會在電話中給你遞上一個極低的你根本就做不了價格，從而總是會讓你失望而掛上電話；記?。弘娫捵鰹橐环N聯絡手段有其先天的某些不足，它只能做為一個補充性的聯系手段，切莫動不動第一次就致電過去，如你是買家，你愿意很多的佰生人天天給你打電話嗎？還要提醒的是，建議第一次聯系外商最好不要動不動就發(fā)傳真，除非客戶提出的要求很具體而全面同時你確信你的產品又完全符合客戶要求且你確定能報出極有竟爭力的價格而一定能夠吸引住客戶，由于大多數外商都習慣通過E-MAIL聯系，而大多不肯多花時間在回復傳真上。
2.不要一開始就發(fā)送太多的圖片；
如果你在第一次聯系外商的郵件中加上了太大、太多的圖片附件，所謂“太大“”，超過1M的就為太大，而所謂“太多“”，超過3幅即為太多，則很可能會出現如下你不愿意出現的結果：你的郵件有可能被國外的發(fā)垃圾郵件系統(tǒng)攔截，你所發(fā)出的郵件可能最終進不了外商的郵箱；由于外商對你的郵址并不熟悉，當他看到你郵件的K數很大時有可能直接刪掉而看都不看；有的更過分，在發(fā)給客戶的郵件中附件一大堆，而在內文中則簡單地只寫下如“Pls look the pictures if interested"等類似的字句，活脫脫的疑似病毒郵件，一般難逃被直接刪掉的命運；所以，除非客戶在詢盤中有提示在報價時應附上圖片，一般第一次聯系外商時以沒有附件為宜，正常情況下以附上1-3張即可，如外商有要求發(fā)圖片，則首次附上1-5張也就夠了，而總K數最好在1M以內，因為更多的產品圖片你可建議外商登錄你的網站啊。
3.不要一開始就詢問太多的問題；
一般情況下，外商在詢盤中對其所求購商品的規(guī)格要求不會寫的很全面，很多通用要求可能會略去，一方面是為了節(jié)約時間，同時也因為很多外商認為，如果供應商是做該行的，一般都能夠大致猜得出，所以，在這種情況下，很多會員為了能夠準確報價，多習慣于在其第一次聯系外商的郵件中向外商提出不少的問題，從而又犯下“兵家之大忌“”，很多外商特別是那些很有優(yōu)越感的歐美買家對此類聯系郵件以不回復的居多，顯然，很少會有外商有耐心對一個生人回答這么多的問題，他們經常還會誤認為你是個新手而更不愿意浪費其寶貴的工作時間，我們認為，談判本來就有不少反復的，第一次聯系外商無非只是為了先聯系上客戶，所以，如你非有問題要核實的話，在第一次郵件中只需象征性地、很隨意地提出1-2個關鍵問題也就足矣；還要特別注意的，不要隨便提出問題也意味著不要在第一封郵件中輕易地向外商提出一些要求，因為稍不注意，你的那些要求很可能會影響客戶對你的正確判斷，從而理都不會理你！
4.不要一開始就不肯多了解客戶；
據不完全統(tǒng)計，在網絡上所發(fā)布的所有外商詢盤中，大約有60%左右的外商都擁有自己的網站，很容易理解，那些擁有自己網站的國外進口商相較其他的進口商來說無疑一般都更正規(guī)、更有信譽、更有實力，相信中國的供應商們都更愿意與這些更正規(guī)、更有信譽、更有實力的國外進口商聯系，然而，我們注意到，差不多也有60%左右在與這些擁有自己網站的外商聯系時，卻不愿或沒有稍稍多花點時間來瀏覽一下客戶的網站以盡量多了解一下客戶！事實上，你如果多了解一些外商，你在聯系外商時就心中更有數、郵件內容就更有針對性，你成功得到外商第一時間回復的可能就大大加大，同時，通過瀏覽外商的網站，你還可從其網站上獲取更多的聯系方式，當你使用網站上公布的客戶郵址聯系外商而暫沒有得到外商回復時，不妨試試其網站上“Contact us“”的郵箱，因為使用該郵箱的人一般都是該公司的負責人，你自然有更多的機會得到外商的很快回復！不要總是想讓外商登錄你的網站，你應該首先登錄外商的網站才對，如果客戶知道或感覺到你事先已經認真拜訪過其網站，客戶當然會感覺得到你的誠意，同時無形中會增加對你的好感，不回也實在說不過去，你有試過在你聯系外商的第一封郵件中加上“We are pleased to have visited your website…“”諸類的文字嗎？相信回復率會大大提高！
5.不要一開始客戶不回就輕易放棄；
當你通過郵件聯系外商后，能夠立即回復你的外商一般并不多，這自然有時差的關系，同時，這與客戶需要工作時間來處理郵件也有很大的關系，一般情況下客戶在三個工作日內回復應該屬于正常，有些地方的客戶（如香港）所需的工作時間更長達7天，這是因為這些客戶習慣在多家網站同時或連續(xù)發(fā)布信息從而收到的聯系函很多有關；有些人在聯系了客戶后幾天收不到回復就輕易放棄而不再追蹤或最多再發(fā)一次郵件如得不到回復也就徹底放棄，有些一般客商如此放棄也不是不可，但如你認為某客戶及其詢盤確實很有成交價值而你又很強，則如此就丟棄就實在很可惜,我們建議最好不要輕易放棄，應該多試試其它的方法，顯然，對大多數外商的單子來說，一般在2-3天或一周內都不容易定下來，正常成交所需的工作時間應該在15天左右，只要客戶手上確有這個單，而客戶一日沒最后定，大家都有機會來爭取，例如，當客戶暫不回時，可看看客戶有沒有其它的聯系方式及聯系人，如客戶有多個郵址，則試試其它的郵址；有時發(fā)封傳真催催也不是不可；如客戶有MSN，那就加入對方為好友，直接聯系上客戶；而如客戶有手機，則試試撥打客戶的手機，則經常會有意想不到的好結果出現；
6.不要一開始就做過多的自我介紹；
國內外貿公司的業(yè)務人員平時也會經常收到國內廠家的聯系郵件，當那些郵件里一開始就是一大堆的自我介紹時，誰會有耐心看下去？相信一般都是刪掉了事，而如果收到的是一封簡潔的報價單，且規(guī)格與價格還OK的話，則大多都會有興趣看下去，起碼會保留下來以備做；同樣，我們發(fā)現，一些廠家在第一次聯系外商時都喜歡一開始就用不小的篇幅來做自我介紹，試圖讓外商相信自己多么有實力以希望得到外商的很快回復，但結果一般都適得其反，回復率反而一定大大降低！首先，主動地過多地介紹自己，無形中會給人一種推銷的感覺，給人的第一感覺就不好，任何人對推銷都會有一種天然的抵觸心理，在很多情況下，“推銷“”與“兜售“”又有何異？；其次，沒有幾個客戶會有耐心、時間與興趣來閱讀你的長篇介紹的，既然不愿看的東西，你又何必要寫？其次，不主動過多介紹自己將一定反而會給客戶一種很自信、很專業(yè)、很老練的印象，這種第一印象對你來說是非常重要的；另外，過多地介紹自己，有時反而會讓客戶認為你的實力不行，對你實在沒有好處；那么，“過多“”的標準是什么呢？我們認為，介紹性語言超過兩句即是“過多“”！報關員考試網
7.不要一開始就把外商的要求搞錯；
在絕大多數的外商詢盤中，外商總會有各種各樣、或多或少的要求或限制條件，會員們在聯系外商以前，一定要仔細看清楚外商的每一個要求，先評估一下自己及自己的產品是否能達到外商的要求，在發(fā)出你的聯系郵件時，最好再檢查一下，因為如果你的郵件中只要稍有不符合外商要求的地方，你的聯系就極有可能勞而無功，得不到回復當然很正常！例1：很多外商在詢盤中會明確說只希望廠家來聯系，則如你的郵件內容及落款可能讓外商感覺到你是一家中間商的話，顯然你就將極有可能得不到外商的回復；例2：有些歐州商人會要求你的產品達到CE等認證，而美商對進口的食品醫(yī)藥都會要求通過FDA，如你的報價中卻沒有提及已經擁有該認證，外商又如何回你？例3：外商在詢盤中已經明確了你的OFFER中必須包含有價格，而你的聯系函中話一大堆就偏偏沒有價格，你聯系了確也很可能是白搭；例4：外商在詢盤中要求你必須附上產品圖片，而你卻就是沒有，有時反而要外商發(fā)圖片給你，外商不回就一點都不奇怪；例5：外商在詢盤已列出了其主要的規(guī)格要求，而你所報的產品規(guī)格卻總有不符，不少外商當然就懶得回你；例6：有些外商要求供應商免費寄小樣（當然樣品價值并不高），但你的報價中卻要求外商付樣品費或承擔運費，這些外商自然只會選擇愿意免費寄樣的供應商；例7：有些外商要求你同時寄樣本和價格表（Catalog and price list)，你的聯系函中卻未提及你是否愿意或已經寄出樣本，這些客戶自然很可能放棄你。
8.不要一開始就報價太偏甚至不符；
越來越多的外商在其詢盤中都要求供應商在第一次聯系時必須報價，“No price,No reply“”之類的語言經常地出現在外商的詢盤里，的確，很多時侯，你在第一次聯系客戶時如報不出價，則很多外商是不會回你的，然而，即使你報出了價格，但如價格偏離行情太多，甚或你的報價并不符合外商的明確要求，則你一樣很可能也得不到外商的很快回復！所謂報價太偏,一方面自然是指你的價格與正常行情價相比太高，另方面，如果你的價格與行情相比太低，很多外商會以為你不過是外行而仍然很可能不理你，報價太偏的標準是什么呢？我們認為，高于行情價2%或低于行情價5%即為太偏；而所謂報價不符，是指你沒有按外商在詢盤中的要求來報：如外商要求你報CIF或CNF某港口價，你卻不愿多花時間去查詢運費而只給出FOB價；客戶要求你報某港口到岸價，你卻報到另一港口去，有時因為轉口的原因貨物目的地與外商所在國并不一致；很多歐州客商如德國習慣要求你報D/P結算方式下的價，你可能擔心收匯風險而只報出L/C方式下的價格；客戶要求你報空運價，你卻偏偏拿出的是海運價；客戶要求你報出試訂單的價格，只能拼箱，你卻在報價中寫上為整柜的價格，甚或還加上FCL MINI等的字樣；如此等等，很多外商因此而拒絕回復，實在可以理解；一些會員在遇到外商不回復或屢屢不回復時，總是一怪網站，二怪外商，為何不多想想，你發(fā)給外商的OFFER是否完全正確而確有相當的竟爭力？
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