外貿(mào)業(yè)務(wù)的3大紀(jì)律8大注意
同樣是出口企業(yè)，都經(jīng)營(yíng)同樣的產(chǎn)品，當(dāng)同時(shí)聯(lián)系同樣的客戶(hù)時(shí)，外商卻可能很快回復(fù)他而偏不回你！原因固然很多，但個(gè)人在處理詢(xún)盤(pán)時(shí)可能存在的一個(gè)或一些小小的問(wèn)題也許就是導(dǎo)致客戶(hù)不回你的致命原因，如何讓外商一定回復(fù)你？如何盡量地提高首次聯(lián)系外商之成功回復(fù)率？這正是我們首先并且反復(fù)要幫助大家解決的問(wèn)題；
第一次聯(lián)系外商，你應(yīng)該堅(jiān)持如下之“三大紀(jì)律“”：
1.TIME之紀(jì)律
也就是說(shuō)應(yīng)盡量爭(zhēng)取在第一時(shí)間聯(lián)系客戶(hù)，所謂第一時(shí)間當(dāng)然是越快越好，當(dāng)日為最佳，而在得到該詢(xún)盤(pán)后的2-3個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)也不算遲，一周內(nèi)聯(lián)系希望也有，但拖的時(shí)間越長(zhǎng)，外商回復(fù)的可能當(dāng)然越小，所以，我們建議都能夠每天起碼上網(wǎng)一次，看看有沒(méi)有自己有興趣、有可能做的外商詢(xún)盤(pán)，以便及時(shí)地處理并在第一時(shí)間聯(lián)系客戶(hù)；同時(shí)，我們建議第一次聯(lián)系外商特別是歐美客商，如有可能的話(huà)以在晚上或外商正常上班時(shí)一定效果更佳，道理很簡(jiǎn)單，外商一上班一般都會(huì)先處理大量的郵件，你的郵件混在眾多郵件中則被外商忽略的可能性自然很大，而如你能選在外商當(dāng)?shù)厣习鄷r(shí)間上午10-下午3點(diǎn)間發(fā)郵件給客戶(hù)，這時(shí)外商所收的郵件一般不多，一般可能會(huì)有更多的時(shí)間來(lái)閱讀你的郵件，很多時(shí)侯你將可能立即得到外商的回復(fù)，你試過(guò)嗎？
2.FIRM之紀(jì)律
也就是說(shuō)發(fā)給客戶(hù)的郵件應(yīng)很實(shí)在，起碼應(yīng)是個(gè)象樣的OFFER，這并不是說(shuō)你的第一次OFFER就一定要是實(shí)盤(pán)，第一次只要實(shí)在就行，只要你的郵件實(shí)在，你就一定顯得專(zhuān)業(yè)而有誠(chéng)意，很多情況下客戶(hù)也會(huì)對(duì)等地變的很實(shí)在，不僅你得到客戶(hù)很快回復(fù)的可能大大增加，你所收到的回復(fù)也很有可能也很實(shí)在，事實(shí)上，想要得到客戶(hù)的回復(fù)真的并不是象有些人所想象的那么難，難就難在客戶(hù)給你的回復(fù)是否僅是禮貌性的回復(fù)且缺乏實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容？要想得到外商實(shí)在的回復(fù)，無(wú)疑，首先你就一定要實(shí)在！
3.SPAM之紀(jì)律
也就是說(shuō)不要象發(fā)垃圾郵件一樣地大范圍地聯(lián)系客戶(hù)，一個(gè)人、一家公司能做的產(chǎn)品不可能太多，當(dāng)你提供不了客戶(hù)所詢(xún)的產(chǎn)品時(shí)，客戶(hù)回你了又有何用？何況，當(dāng)你以SPAM的方式聯(lián)系客戶(hù)時(shí)，那些久在“江湖“”上“混“”的買(mǎi)家一般輕易就能辨別出你的沒(méi)有誠(chéng)意，自然外商的回復(fù)率不可能很高，與其浪費(fèi)時(shí)間地天天聯(lián)系幾十個(gè)客戶(hù)，疲于奔命，不如踏踏實(shí)實(shí)地專(zhuān)攻個(gè)別商品，事實(shí)上，只需要有針對(duì)性地聯(lián)系外商，你才有可能不斷地得到有成交價(jià)值的外商回復(fù)。
同時(shí)，第一次聯(lián)系外商你還應(yīng)遵循如下之“八項(xiàng)注意“”：
1.不要一開(kāi)始就電話(huà)傳真打過(guò)去；
有些外語(yǔ)好的第一次聯(lián)系外商時(shí)都習(xí)慣于直接打電話(huà)過(guò)去，以求直接與簡(jiǎn)便，但實(shí)際效果一般都很不好，而大部分的外商也很反感這種方式，結(jié)果大多是電話(huà)通完后就不了了之，我們發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)規(guī)律：一般如你第一次聯(lián)系外商時(shí)直接打電話(huà)過(guò)去，很多外商都會(huì)用單子已定的借口來(lái)搪塞，或一般會(huì)在電話(huà)中給你遞上一個(gè)極低的你根本就做不了價(jià)格，從而總是會(huì)讓你失望而掛上電話(huà)；記?。弘娫?huà)做為一種聯(lián)絡(luò)手段有其先天的某些不足，它只能做為一個(gè)補(bǔ)充性的聯(lián)系手段，切莫?jiǎng)硬粍?dòng)第一次就致電過(guò)去，如你是買(mǎi)家，你愿意很多的佰生人天天給你打電話(huà)嗎？還要提醒的是，建議第一次聯(lián)系外商最好不要?jiǎng)硬粍?dòng)就發(fā)傳真，除非客戶(hù)提出的要求很具體而全面同時(shí)你確信你的產(chǎn)品又完全符合客戶(hù)要求且你確定能報(bào)出極有竟?fàn)幜Φ膬r(jià)格而一定能夠吸引住客戶(hù)，由于大多數(shù)外商都習(xí)慣通過(guò)E-MAIL聯(lián)系，而大多不肯多花時(shí)間在回復(fù)傳真上。
2.不要一開(kāi)始就發(fā)送太多的圖片；
如果你在第一次聯(lián)系外商的郵件中加上了太大、太多的圖片附件，所謂“太大“”，超過(guò)1M的就為太大，而所謂“太多“”，超過(guò)3幅即為太多，則很可能會(huì)出現(xiàn)如下你不愿意出現(xiàn)的結(jié)果：你的郵件有可能被國(guó)外的發(fā)垃圾郵件系統(tǒng)攔截，你所發(fā)出的郵件可能最終進(jìn)不了外商的郵箱；由于外商對(duì)你的郵址并不熟悉，當(dāng)他看到你郵件的K數(shù)很大時(shí)有可能直接刪掉而看都不看；有的更過(guò)分，在發(fā)給客戶(hù)的郵件中附件一大堆，而在內(nèi)文中則簡(jiǎn)單地只寫(xiě)下如“Pls look the pictures if interested"等類(lèi)似的字句，活脫脫的疑似病毒郵件，一般難逃被直接刪掉的命運(yùn)；所以，除非客戶(hù)在詢(xún)盤(pán)中有提示在報(bào)價(jià)時(shí)應(yīng)附上圖片，一般第一次聯(lián)系外商時(shí)以沒(méi)有附件為宜，正常情況下以附上1-3張即可，如外商有要求發(fā)圖片，則首次附上1-5張也就夠了，而總K數(shù)最好在1M以?xún)?nèi)，因?yàn)楦嗟漠a(chǎn)品圖片你可建議外商登錄你的網(wǎng)站啊。
3.不要一開(kāi)始就詢(xún)問(wèn)太多的問(wèn)題；
一般情況下，外商在詢(xún)盤(pán)中對(duì)其所求購(gòu)商品的規(guī)格要求不會(huì)寫(xiě)的很全面，很多通用要求可能會(huì)略去，一方面是為了節(jié)約時(shí)間，同時(shí)也因?yàn)楹芏嗤馍陶J(rèn)為，如果供應(yīng)商是做該行的，一般都能夠大致猜得出，所以，在這種情況下，很多會(huì)員為了能夠準(zhǔn)確報(bào)價(jià)，多習(xí)慣于在其第一次聯(lián)系外商的郵件中向外商提出不少的問(wèn)題，從而又犯下“兵家之大忌“”，很多外商特別是那些很有優(yōu)越感的歐美買(mǎi)家對(duì)此類(lèi)聯(lián)系郵件以不回復(fù)的居多，顯然，很少會(huì)有外商有耐心對(duì)一個(gè)生人回答這么多的問(wèn)題，他們經(jīng)常還會(huì)誤認(rèn)為你是個(gè)新手而更不愿意浪費(fèi)其寶貴的工作時(shí)間，我們認(rèn)為，談判本來(lái)就有不少反復(fù)的，第一次聯(lián)系外商無(wú)非只是為了先聯(lián)系上客戶(hù)，所以，如你非有問(wèn)題要核實(shí)的話(huà)，在第一次郵件中只需象征性地、很隨意地提出1-2個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題也就足矣；還要特別注意的，不要隨便提出問(wèn)題也意味著不要在第一封郵件中輕易地向外商提出一些要求，因?yàn)樯圆蛔⒁?，你的那些要求很可能?huì)影響客戶(hù)對(duì)你的正確判斷，從而理都不會(huì)理你！
4.不要一開(kāi)始就不肯多了解客戶(hù)；
據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，在網(wǎng)絡(luò)上所發(fā)布的所有外商詢(xún)盤(pán)中，大約有60%左右的外商都擁有自己的網(wǎng)站，很容易理解，那些擁有自己網(wǎng)站的國(guó)外進(jìn)口商相較其他的進(jìn)口商來(lái)說(shuō)無(wú)疑一般都更正規(guī)、更有信譽(yù)、更有實(shí)力，相信中國(guó)的供應(yīng)商們都更愿意與這些更正規(guī)、更有信譽(yù)、更有實(shí)力的國(guó)外進(jìn)口商聯(lián)系，然而，我們注意到，差不多也有60%左右在與這些擁有自己網(wǎng)站的外商聯(lián)系時(shí)，卻不愿或沒(méi)有稍稍多花點(diǎn)時(shí)間來(lái)瀏覽一下客戶(hù)的網(wǎng)站以盡量多了解一下客戶(hù)！事實(shí)上，你如果多了解一些外商，你在聯(lián)系外商時(shí)就心中更有數(shù)、郵件內(nèi)容就更有針對(duì)性，你成功得到外商第一時(shí)間回復(fù)的可能就大大加大，同時(shí)，通過(guò)瀏覽外商的網(wǎng)站，你還可從其網(wǎng)站上獲取更多的聯(lián)系方式，當(dāng)你使用網(wǎng)站上公布的客戶(hù)郵址聯(lián)系外商而暫沒(méi)有得到外商回復(fù)時(shí)，不妨試試其網(wǎng)站上“Contact us“”的郵箱，因?yàn)槭褂迷撪]箱的人一般都是該公司的負(fù)責(zé)人，你自然有更多的機(jī)會(huì)得到外商的很快回復(fù)！不要總是想讓外商登錄你的網(wǎng)站，你應(yīng)該首先登錄外商的網(wǎng)站才對(duì)，如果客戶(hù)知道或感覺(jué)到你事先已經(jīng)認(rèn)真拜訪(fǎng)過(guò)其網(wǎng)站，客戶(hù)當(dāng)然會(huì)感覺(jué)得到你的誠(chéng)意，同時(shí)無(wú)形中會(huì)增加對(duì)你的好感，不回也實(shí)在說(shuō)不過(guò)去，你有試過(guò)在你聯(lián)系外商的第一封郵件中加上“We are pleased to have visited your website…“”諸類(lèi)的文字嗎？相信回復(fù)率會(huì)大大提高！
5.不要一開(kāi)始客戶(hù)不回就輕易放棄；
當(dāng)你通過(guò)郵件聯(lián)系外商后，能夠立即回復(fù)你的外商一般并不多，這自然有時(shí)差的關(guān)系，同時(shí)，這與客戶(hù)需要工作時(shí)間來(lái)處理郵件也有很大的關(guān)系，一般情況下客戶(hù)在三個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)應(yīng)該屬于正常，有些地方的客戶(hù)（如香港）所需的工作時(shí)間更長(zhǎng)達(dá)7天，這是因?yàn)檫@些客戶(hù)習(xí)慣在多家網(wǎng)站同時(shí)或連續(xù)發(fā)布信息從而收到的聯(lián)系函很多有關(guān)；有些人在聯(lián)系了客戶(hù)后幾天收不到回復(fù)就輕易放棄而不再追蹤或最多再發(fā)一次郵件如得不到回復(fù)也就徹底放棄，有些一般客商如此放棄也不是不可，但如你認(rèn)為某客戶(hù)及其詢(xún)盤(pán)確實(shí)很有成交價(jià)值而你又很強(qiáng)，則如此就丟棄就實(shí)在很可惜,我們建議最好不要輕易放棄，應(yīng)該多試試其它的方法，顯然，對(duì)大多數(shù)外商的單子來(lái)說(shuō)，一般在2-3天或一周內(nèi)都不容易定下來(lái)，正常成交所需的工作時(shí)間應(yīng)該在15天左右，只要客戶(hù)手上確有這個(gè)單，而客戶(hù)一日沒(méi)最后定，大家都有機(jī)會(huì)來(lái)爭(zhēng)取，例如，當(dāng)客戶(hù)暫不回時(shí)，可看看客戶(hù)有沒(méi)有其它的聯(lián)系方式及聯(lián)系人，如客戶(hù)有多個(gè)郵址，則試試其它的郵址；有時(shí)發(fā)封傳真催催也不是不可；如客戶(hù)有MSN，那就加入對(duì)方為好友，直接聯(lián)系上客戶(hù)；而如客戶(hù)有手機(jī)，則試試撥打客戶(hù)的手機(jī)，則經(jīng)常會(huì)有意想不到的好結(jié)果出現(xiàn)；
6.不要一開(kāi)始就做過(guò)多的自我介紹；
國(guó)內(nèi)外貿(mào)公司的業(yè)務(wù)人員平時(shí)也會(huì)經(jīng)常收到國(guó)內(nèi)廠(chǎng)家的聯(lián)系郵件，當(dāng)那些郵件里一開(kāi)始就是一大堆的自我介紹時(shí)，誰(shuí)會(huì)有耐心看下去？相信一般都是刪掉了事，而如果收到的是一封簡(jiǎn)潔的報(bào)價(jià)單，且規(guī)格與價(jià)格還OK的話(huà)，則大多都會(huì)有興趣看下去，起碼會(huì)保留下來(lái)以備做；同樣，我們發(fā)現(xiàn)，一些廠(chǎng)家在第一次聯(lián)系外商時(shí)都喜歡一開(kāi)始就用不小的篇幅來(lái)做自我介紹，試圖讓外商相信自己多么有實(shí)力以希望得到外商的很快回復(fù)，但結(jié)果一般都適得其反，回復(fù)率反而一定大大降低！首先，主動(dòng)地過(guò)多地介紹自己，無(wú)形中會(huì)給人一種推銷(xiāo)的感覺(jué)，給人的第一感覺(jué)就不好，任何人對(duì)推銷(xiāo)都會(huì)有一種天然的抵觸心理，在很多情況下，“推銷(xiāo)“”與“兜售“”又有何異？；其次，沒(méi)有幾個(gè)客戶(hù)會(huì)有耐心、時(shí)間與興趣來(lái)閱讀你的長(zhǎng)篇介紹的，既然不愿看的東西，你又何必要寫(xiě)？其次，不主動(dòng)過(guò)多介紹自己將一定反而會(huì)給客戶(hù)一種很自信、很專(zhuān)業(yè)、很老練的印象，這種第一印象對(duì)你來(lái)說(shuō)是非常重要的；另外，過(guò)多地介紹自己，有時(shí)反而會(huì)讓客戶(hù)認(rèn)為你的實(shí)力不行，對(duì)你實(shí)在沒(méi)有好處；那么，“過(guò)多“”的標(biāo)準(zhǔn)是什么呢？我們認(rèn)為，介紹性語(yǔ)言超過(guò)兩句即是“過(guò)多“”！報(bào)關(guān)員考試網(wǎng)
7.不要一開(kāi)始就把外商的要求搞錯(cuò)；
在絕大多數(shù)的外商詢(xún)盤(pán)中，外商總會(huì)有各種各樣、或多或少的要求或限制條件，會(huì)員們?cè)诼?lián)系外商以前，一定要仔細(xì)看清楚外商的每一個(gè)要求，先評(píng)估一下自己及自己的產(chǎn)品是否能達(dá)到外商的要求，在發(fā)出你的聯(lián)系郵件時(shí)，最好再檢查一下，因?yàn)槿绻愕泥]件中只要稍有不符合外商要求的地方，你的聯(lián)系就極有可能勞而無(wú)功，得不到回復(fù)當(dāng)然很正常！例1：很多外商在詢(xún)盤(pán)中會(huì)明確說(shuō)只希望廠(chǎng)家來(lái)聯(lián)系，則如你的郵件內(nèi)容及落款可能讓外商感覺(jué)到你是一家中間商的話(huà)，顯然你就將極有可能得不到外商的回復(fù)；例2：有些歐州商人會(huì)要求你的產(chǎn)品達(dá)到CE等認(rèn)證，而美商對(duì)進(jìn)口的食品醫(yī)藥都會(huì)要求通過(guò)FDA，如你的報(bào)價(jià)中卻沒(méi)有提及已經(jīng)擁有該認(rèn)證，外商又如何回你？例3：外商在詢(xún)盤(pán)中已經(jīng)明確了你的OFFER中必須包含有價(jià)格，而你的聯(lián)系函中話(huà)一大堆就偏偏沒(méi)有價(jià)格，你聯(lián)系了確也很可能是白搭；例4：外商在詢(xún)盤(pán)中要求你必須附上產(chǎn)品圖片，而你卻就是沒(méi)有，有時(shí)反而要外商發(fā)圖片給你，外商不回就一點(diǎn)都不奇怪；例5：外商在詢(xún)盤(pán)已列出了其主要的規(guī)格要求，而你所報(bào)的產(chǎn)品規(guī)格卻總有不符，不少外商當(dāng)然就懶得回你；例6：有些外商要求供應(yīng)商免費(fèi)寄小樣（當(dāng)然樣品價(jià)值并不高），但你的報(bào)價(jià)中卻要求外商付樣品費(fèi)或承擔(dān)運(yùn)費(fèi)，這些外商自然只會(huì)選擇愿意免費(fèi)寄樣的供應(yīng)商；例7：有些外商要求你同時(shí)寄樣本和價(jià)格表（Catalog and price list)，你的聯(lián)系函中卻未提及你是否愿意或已經(jīng)寄出樣本，這些客戶(hù)自然很可能放棄你。
8.不要一開(kāi)始就報(bào)價(jià)太偏甚至不符；
越來(lái)越多的外商在其詢(xún)盤(pán)中都要求供應(yīng)商在第一次聯(lián)系時(shí)必須報(bào)價(jià)，“No price,No reply“”之類(lèi)的語(yǔ)言經(jīng)常地出現(xiàn)在外商的詢(xún)盤(pán)里，的確，很多時(shí)侯，你在第一次聯(lián)系客戶(hù)時(shí)如報(bào)不出價(jià)，則很多外商是不會(huì)回你的，然而，即使你報(bào)出了價(jià)格，但如價(jià)格偏離行情太多，甚或你的報(bào)價(jià)并不符合外商的明確要求，則你一樣很可能也得不到外商的很快回復(fù)！所謂報(bào)價(jià)太偏,一方面自然是指你的價(jià)格與正常行情價(jià)相比太高，另方面，如果你的價(jià)格與行情相比太低，很多外商會(huì)以為你不過(guò)是外行而仍然很可能不理你，報(bào)價(jià)太偏的標(biāo)準(zhǔn)是什么呢？我們認(rèn)為，高于行情價(jià)2%或低于行情價(jià)5%即為太偏；而所謂報(bào)價(jià)不符，是指你沒(méi)有按外商在詢(xún)盤(pán)中的要求來(lái)報(bào)：如外商要求你報(bào)CIF或CNF某港口價(jià)，你卻不愿多花時(shí)間去查詢(xún)運(yùn)費(fèi)而只給出FOB價(jià)；客戶(hù)要求你報(bào)某港口到岸價(jià)，你卻報(bào)到另一港口去，有時(shí)因?yàn)檗D(zhuǎn)口的原因貨物目的地與外商所在國(guó)并不一致；很多歐州客商如德國(guó)習(xí)慣要求你報(bào)D/P結(jié)算方式下的價(jià)，你可能擔(dān)心收匯風(fēng)險(xiǎn)而只報(bào)出L/C方式下的價(jià)格；客戶(hù)要求你報(bào)空運(yùn)價(jià)，你卻偏偏拿出的是海運(yùn)價(jià)；客戶(hù)要求你報(bào)出試訂單的價(jià)格，只能拼箱，你卻在報(bào)價(jià)中寫(xiě)上為整柜的價(jià)格，甚或還加上FCL MINI等的字樣；如此等等，很多外商因此而拒絕回復(fù)，實(shí)在可以理解；一些會(huì)員在遇到外商不回復(fù)或?qū)覍也换貜?fù)時(shí)，總是一怪網(wǎng)站，二怪外商，為何不多想想，你發(fā)給外商的OFFER是否完全正確而確有相當(dāng)?shù)木範(fàn)幜Γ?
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