電子郵件是國際貿(mào)易中用得最多的聯(lián)系方式，如何“簡單、可信、恰當、快速”地處理電子郵件，直接影響了貿(mào)易的進程。目前多數(shù)貿(mào)易公司普遍使用外貿(mào)管理軟件和外貿(mào)郵件管理軟件來輔助電子郵件系統(tǒng)，親們，推薦一下哦，開亞外貿(mào)管理軟件和開亞外貿(mào)郵件管理軟件。當然，同時作為外貿(mào)業(yè)務員，也應該謹記這八字方針，即：簡單、可信、恰當、快速，有效提高業(yè)務水平。
1、簡單：語言要簡練，不要羅羅嗦嗦，言之無物。要知道，很多國外商人的耐心是很差的，你浪費他的時間就等于在謀財害命。千萬不要小看處理電子郵件的藝術(shù)，很多外貿(mào)業(yè)務員其實都不懂如何寫一封好的電子郵件。其中的關(guān)鍵就在于你能否很好的把握買家詢盤的真正意圖，從而給他他最需要的最有針對性的答復。
2、可信：簡單并不是要你省略最基本的禮儀，相信任何一個人都不喜歡不禮貌的回復。和買家開始聯(lián)系時還要注意，在電子郵件的后面，一定要附上你詳細的聯(lián)系方式，包括你的姓名、職位、公司名、電話、傳真、E-mail地址、網(wǎng)址和公司地址等信息內(nèi)容，給對方一個很正規(guī)的印象。有些廠商答復時常常丟三落四，很容易給人留下不良印象。
3、恰當：恰當其實是最不容易的！這里面不僅包含了前二個因素，更重要的，還需要專業(yè)。
（1）買家總希望和精通產(chǎn)品的人打交道，如果你在回復詢盤時錯誤百出，一看就是外行，買家會認為你不是真正的生產(chǎn)廠家，或者對產(chǎn)品并不熟悉，很可能就一去不回。所以回復時一定要詳細注明產(chǎn)品的規(guī)格、包裝方式、功用、報價等資料。
（2）充分利用電子郵件傳遞圖片的優(yōu)勢，這樣更能說明問題，同時也可以降低成本。
（3）發(fā)出郵件之前，要仔細的檢查一下，有無拼寫或語法錯誤，盡量把可能給別人的不良印象減到最小。
（4）報價要斟酌，不要留下太大的壓價余地，否則會讓買家產(chǎn)生懷疑。而且，要細分客戶，也就是說根據(jù)客戶所在不同的國家、地區(qū)給出不同的報價。比如歐美客戶和南美、中東的客戶大多數(shù)會在產(chǎn)品檔次上要求不同，如果你給南美、中東的客戶報歐美市場的價格，很可能會把對方嚇跑。
4、快速：買家總希望盡快地得到回復，特別是互聯(lián)網(wǎng)介入了國際貿(mào)易，很多國外買家更樂意應用這種方式，他們應用這種方式更多的原因是低成本和高效率。如果對客戶的查詢回復太遲，不僅會失去商機，而且會使對方對你的效率及能力產(chǎn)生懷疑。即使是不能立即回復的問題，也應該在內(nèi)部商議后給予明確答復，切忌盲目應承，往往起反作用。
