電子郵件是國(guó)際貿(mào)易中用得最多的聯(lián)系方式，如何“簡(jiǎn)單、可信、恰當(dāng)、快速”地處理電子郵件，直接影響了貿(mào)易的進(jìn)程。目前多數(shù)貿(mào)易公司普遍使用外貿(mào)管理軟件和外貿(mào)郵件管理軟件來輔助電子郵件系統(tǒng)，親們，推薦一下哦，開亞外貿(mào)管理軟件和開亞外貿(mào)郵件管理軟件。當(dāng)然，同時(shí)作為外貿(mào)業(yè)務(wù)員，也應(yīng)該謹(jǐn)記這八字方針，即：簡(jiǎn)單、可信、恰當(dāng)、快速，有效提高業(yè)務(wù)水平。
1、簡(jiǎn)單：語言要簡(jiǎn)練，不要羅羅嗦嗦，言之無物。要知道，很多國(guó)外商人的耐心是很差的，你浪費(fèi)他的時(shí)間就等于在謀財(cái)害命。千萬不要小看處理電子郵件的藝術(shù)，很多外貿(mào)業(yè)務(wù)員其實(shí)都不懂如何寫一封好的電子郵件。其中的關(guān)鍵就在于你能否很好的把握買家詢盤的真正意圖，從而給他他最需要的最有針對(duì)性的答復(fù)。
2、可信：簡(jiǎn)單并不是要你省略最基本的禮儀，相信任何一個(gè)人都不喜歡不禮貌的回復(fù)。和買家開始聯(lián)系時(shí)還要注意，在電子郵件的后面，一定要附上你詳細(xì)的聯(lián)系方式，包括你的姓名、職位、公司名、電話、傳真、E-mail地址、網(wǎng)址和公司地址等信息內(nèi)容，給對(duì)方一個(gè)很正規(guī)的印象。有些廠商答復(fù)時(shí)常常丟三落四，很容易給人留下不良印象。
3、恰當(dāng)：恰當(dāng)其實(shí)是最不容易的！這里面不僅包含了前二個(gè)因素，更重要的，還需要專業(yè)。
（1）買家總希望和精通產(chǎn)品的人打交道，如果你在回復(fù)詢盤時(shí)錯(cuò)誤百出，一看就是外行，買家會(huì)認(rèn)為你不是真正的生產(chǎn)廠家，或者對(duì)產(chǎn)品并不熟悉，很可能就一去不回。所以回復(fù)時(shí)一定要詳細(xì)注明產(chǎn)品的規(guī)格、包裝方式、功用、報(bào)價(jià)等資料。
（2）充分利用電子郵件傳遞圖片的優(yōu)勢(shì)，這樣更能說明問題，同時(shí)也可以降低成本。
（3）發(fā)出郵件之前，要仔細(xì)的檢查一下，有無拼寫或語法錯(cuò)誤，盡量把可能給別人的不良印象減到最小。
（4）報(bào)價(jià)要斟酌，不要留下太大的壓價(jià)余地，否則會(huì)讓買家產(chǎn)生懷疑。而且，要細(xì)分客戶，也就是說根據(jù)客戶所在不同的國(guó)家、地區(qū)給出不同的報(bào)價(jià)。比如歐美客戶和南美、中東的客戶大多數(shù)會(huì)在產(chǎn)品檔次上要求不同，如果你給南美、中東的客戶報(bào)歐美市場(chǎng)的價(jià)格，很可能會(huì)把對(duì)方嚇跑。
4、快速：買家總希望盡快地得到回復(fù)，特別是互聯(lián)網(wǎng)介入了國(guó)際貿(mào)易，很多國(guó)外買家更樂意應(yīng)用這種方式，他們應(yīng)用這種方式更多的原因是低成本和高效率。如果對(duì)客戶的查詢回復(fù)太遲，不僅會(huì)失去商機(jī)，而且會(huì)使對(duì)方對(duì)你的效率及能力產(chǎn)生懷疑。即使是不能立即回復(fù)的問題，也應(yīng)該在內(nèi)部商議后給予明確答復(fù)，切忌盲目應(yīng)承，往往起反作用。
