【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，ERP已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段。ERP是MRPII思想的延伸，雖然它仍以MRP為核心，但其功能與技術(shù)已完全超越了MRP，它面向整個(gè)供需鏈管理，綜合考慮了制造廠、供應(yīng)商、分銷(xiāo)商及客戶等各方面的影響。ERP系統(tǒng)有三條主線：以生產(chǎn)管理系統(tǒng)為核心的“生產(chǎn)流”、以庫(kù)存管理系統(tǒng)為核心的“物流”、以成本控制系統(tǒng)為核心的資金流”。
采購(gòu)管理系統(tǒng)是物流和資金流的重要組成部分，它對(duì)保證信息正常流動(dòng)、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。本文主要論述了某彩印公司ERP項(xiàng)目中采購(gòu)管理子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)及其關(guān)鍵技術(shù)。
1采購(gòu)管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)思想
1.1系統(tǒng)需求
某彩印公司是以設(shè)計(jì)、印刷為主的中小型企業(yè)，有典型的流程工業(yè)特點(diǎn)，其模式為多品種、小批量系列化、按訂單組織生產(chǎn)，按計(jì)劃采購(gòu)物料。由于工廠近幾年發(fā)展很快，供應(yīng)商和用戶數(shù)增長(zhǎng)較快，用戶要求的交貨期、價(jià)格、技術(shù)指標(biāo)等越來(lái)越苛刻，而廠內(nèi)信息共享程度差，很多重復(fù)工作，直接影響工廠效益。該公司原來(lái)使用的采購(gòu)管理系統(tǒng)功能單一，只實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)單和供應(yīng)商的錄入，操作術(shù)不方便，速度很慢.為此，該公司決定實(shí)施ERP。
1.2系統(tǒng)功能模塊劃分
本ERP系統(tǒng)以生產(chǎn)計(jì)劃流為主線，分業(yè)物管理、生產(chǎn)管理、庫(kù)存管理、采購(gòu)管理、人力資源管理、帳務(wù)監(jiān)管和系統(tǒng)管理七個(gè)子系統(tǒng)。各個(gè)系統(tǒng)既能獨(dú)立運(yùn)行，又能組織一個(gè)大系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行，子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)高度共享。
其中采購(gòu)管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計(jì)劃提出的采購(gòu)要求并及時(shí)反饋執(zhí)行情況，還要提供對(duì)供需鏈管理的相關(guān)支持。采購(gòu)過(guò)程中伴隨著相應(yīng)的物流、資金流和信息流，本系統(tǒng)結(jié)合實(shí)際情況將采購(gòu)管理系統(tǒng)劃分為四個(gè)子模塊，各模塊功能如下：
?、俨少?gòu)管理：這是采購(gòu)管理子系統(tǒng)中最重要的模塊，與庫(kù)存管理子系統(tǒng)有較大聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)流程的跟蹤管理，包括采購(gòu)申請(qǐng)、制訂采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)單管理，收貨、退貨管理等功能。
根據(jù)各種請(qǐng)購(gòu)信息，制訂采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)詢比議價(jià)選擇最優(yōu)供應(yīng)商，然后生成采購(gòu)單，通過(guò)發(fā)單作業(yè)將采購(gòu)單實(shí)際發(fā)出。
采購(gòu)單管理包括維護(hù)和修改采購(gòu)單、查詢各種采種采購(gòu)單的執(zhí)行狀態(tài)等。
收貨檢驗(yàn)作業(yè)由專(zhuān)門(mén)的質(zhì)檢門(mén)門(mén)做，收貨員根據(jù)采購(gòu)單編號(hào)或直接查找未收完料的采購(gòu)單，核對(duì)正確后開(kāi)收貨單，此時(shí)采購(gòu)子系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示有新收貨情況，可重新核對(duì)是否無(wú)誤并根據(jù)收貨質(zhì)量自動(dòng)計(jì)算此次收體貼的合格率，該合格率可人為供應(yīng)商評(píng)估的參考。
退貨時(shí)先根據(jù)發(fā)票建立一個(gè)退貨請(qǐng)求，貨物出庫(kù)，根據(jù)出庫(kù)結(jié)果建立退貨說(shuō)明，并相應(yīng)修改收貨、付款情況。
?、诠?yīng)商管理：在一個(gè)管理先進(jìn)的企業(yè)中，供應(yīng)商被看作企業(yè)的一部分，因此對(duì)供應(yīng)商的管理是相當(dāng)重要的。該模塊記錄了供應(yīng)商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個(gè)信譽(yù)良好的供應(yīng)商建立穩(wěn)固的長(zhǎng)期合作關(guān)系是至關(guān)重要的，所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應(yīng)商評(píng)估流程，采用人工評(píng)分與系統(tǒng)自動(dòng)評(píng)分相結(jié)合的評(píng)估制度，合理公正地評(píng)估供應(yīng)商，使公司能和一些優(yōu)秀供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系。
?、鄄少?gòu)結(jié)算：模塊包括采購(gòu)統(tǒng)計(jì)、應(yīng)付款管理和發(fā)票管理?？筛鶕?jù)不同要求統(tǒng)計(jì)某段時(shí)期的采購(gòu)情況，生成相應(yīng)報(bào)表。根據(jù)采購(gòu)單制作相應(yīng)付款計(jì)劃生成報(bào)表，財(cái)務(wù)處付款后自
1.4.1建立合理的請(qǐng)購(gòu)體系，提高效率采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)制定的，生成采購(gòu)申請(qǐng)有三種方式：
?、偃斯ふ?qǐng)購(gòu)
在一個(gè)閉環(huán)ERP系統(tǒng)中，不應(yīng)由手工錄入采購(gòu)項(xiàng)目，但為實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)靈活采購(gòu)的目的，企業(yè)一般希望有此功能以滿足實(shí)際需要，如一些臨時(shí)需要的物料可人工請(qǐng)購(gòu)。
②MRP自動(dòng)請(qǐng)購(gòu)
生產(chǎn)上需要什么再買(mǎi)什么，就不會(huì)多買(mǎi)，也不會(huì)增加庫(kù)存負(fù)擔(dān)。但這樣無(wú)法滿足實(shí)際需要，等到生產(chǎn)計(jì)劃定好再采購(gòu)，只會(huì)讓生產(chǎn)部門(mén)等待，資源利用率低，也會(huì)使預(yù)計(jì)交貨期延長(zhǎng)，影響企業(yè)信譽(yù)，所以系統(tǒng)應(yīng)能夠提前請(qǐng)購(gòu)。根據(jù)歷史采購(gòu)單提供的物料需求量、庫(kù)存系統(tǒng)提供的實(shí)際庫(kù)存量、采購(gòu)單的在途中采購(gòu)量和主生產(chǎn)排程等數(shù)據(jù)為依據(jù)，系統(tǒng)可計(jì)算出為滿足計(jì)劃生產(chǎn)所需的物料，生成請(qǐng)購(gòu)建議，并以此作為采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)。
物料采購(gòu)的數(shù)據(jù)量可寫(xiě)一個(gè)大略公式：采購(gòu)數(shù)量一(需求數(shù)量一庫(kù)存數(shù)量級(jí)一在途數(shù)量+生產(chǎn)預(yù)定數(shù)量)*安全系數(shù)。
再訂購(gòu)點(diǎn)法
對(duì)于油墨、膠水等輔科，通常用再訂購(gòu)點(diǎn)法請(qǐng)購(gòu)，它需要在物料文件中設(shè)定基本資料，如預(yù)設(shè)定訂購(gòu)點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫(kù)存量加上在途量等于或小于訂購(gòu)點(diǎn)，則發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)量的采購(gòu)申請(qǐng)。這種作法可以由ERP系統(tǒng)自動(dòng)請(qǐng)購(gòu)，它不像MRP那樣需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)處理，但庫(kù)存量要正確，預(yù)設(shè)訂購(gòu)點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。
以上三種請(qǐng)購(gòu)方式保證了物料需求量的完整性和實(shí)時(shí)性，是訂單生產(chǎn)式企業(yè)保證交貨期、控制成本的重要手段。
1.4.2直接生成采購(gòu)單
一般的工廠中，有生產(chǎn)線缺料等緊急事件發(fā)生，如果這時(shí)還要按照“請(qǐng)購(gòu)一訂購(gòu)”程序一步步做，那效率就很低。此時(shí)應(yīng)允許采購(gòu)員直接開(kāi)立采購(gòu)單并將采購(gòu)單發(fā)給相應(yīng)公司，進(jìn)行緊急采購(gòu)。
1.4.3建立供應(yīng)商及價(jià)格分析體系，降低成本
為了降低成本，本系統(tǒng)通過(guò)維護(hù)價(jià)目這典和供應(yīng)商資料，讓采購(gòu)員對(duì)物料價(jià)格信息有一個(gè)全面、實(shí)時(shí)的了解。采購(gòu)員在采購(gòu)詢比議價(jià)操作時(shí)顯示全部提供該產(chǎn)品的供應(yīng)商，分析其價(jià)格并參考供應(yīng)商的信譽(yù)狀況及其與本企業(yè)的債務(wù)狀況等選擇供應(yīng)商，也可自動(dòng)選擇報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商。
2系統(tǒng)開(kāi)發(fā)特點(diǎn)以及關(guān)鍵技術(shù)
2.1系統(tǒng)開(kāi)發(fā)環(huán)境
根據(jù)該采印公司的規(guī)模、項(xiàng)目資金、開(kāi)發(fā)期等因素，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)采用C/S模式，以Windows2000server Windows9X/2000客戶端操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用Ms sQL Server2000企業(yè)版，前端開(kāi)發(fā)工具主要采用Microsoft visual Basic6.0，輔以圖像處理軟件設(shè)計(jì)界面，使用CryStal Reports設(shè)計(jì)報(bào)表。
2.2系統(tǒng)特點(diǎn)及關(guān)鍵技術(shù)
?、俳y(tǒng)一設(shè)計(jì)規(guī)范
系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、界面設(shè)計(jì)、編碼設(shè)計(jì)等都有嚴(yán)格統(tǒng)一的規(guī)范。另外，程序設(shè)計(jì)時(shí)盡量把通用模塊(如登錄、日志管理、用戶管理等模塊)做成模板文件或類(lèi)文件，便于與總系統(tǒng)中其它子系統(tǒng)共享資源并為后繼開(kāi)發(fā)做技術(shù)準(zhǔn)備。
?、跀?shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該充分反映物流的發(fā)展變化，能迅速、方便、準(zhǔn)確地調(diào)用和管理所需數(shù)據(jù)、快捷、系統(tǒng)開(kāi)銷(xiāo)小，易于管理等。本系統(tǒng)遵循以上準(zhǔn)則，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)達(dá)到第三范式要求，清除了中冗余的信息，可方便、準(zhǔn)確、迅速地調(diào)用和管理所需數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)中，多處使用存儲(chǔ)過(guò)程和觸發(fā)器，加快了系統(tǒng)運(yùn)行速度，提高了人代碼的重要性，保證了數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性，提高了對(duì)表及表行有許多級(jí)聯(lián)操作的應(yīng)用程序的功能。
?、蹟?shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)共享
本采購(gòu)管理系統(tǒng)充分考慮了與各子系統(tǒng)的關(guān)系，多用戶并發(fā)操作不會(huì)引起沖突，各工作站、各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)高度共享。
?、苡行У挠脩魴?quán)限控制
能對(duì)不同用戶設(shè)置各項(xiàng)功能和使用權(quán)限，防止非法用戶獲得使用權(quán)(如：查閱權(quán)、修改權(quán)、刪除權(quán)等)，以滿足企業(yè)在管理中數(shù)據(jù)保密及分工控制的需要。
?、莞叨茸詣?dòng)化
用戶只需輸入采購(gòu)過(guò)程的原始資料，所有涉及計(jì)算和統(tǒng)計(jì)的工作，如采購(gòu)量預(yù)算、采購(gòu)統(tǒng)計(jì)、應(yīng)付款管理等都可由系統(tǒng)自動(dòng)生成。
?、藓?jiǎn)結(jié)美觀的操作界面
本系統(tǒng)使用了多種圖像處理技術(shù)設(shè)計(jì)界面，使得整個(gè)界面自然友好、美觀大方、生動(dòng)直觀，使用方便、靈活、操作流暢。每個(gè)功能模塊的界布告操作方式基本相同，用戶只要熟悉了其中一個(gè)模塊的操作，其他模塊的操作就可以融會(huì)貫通。
3應(yīng)用情況
該采購(gòu)管理子系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)其它子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了很好的集成，企業(yè)信息在各部門(mén)之間流通加快，數(shù)據(jù)充分共享，性能穩(wěn)定、可靠。目前已在某彩印公司使用，運(yùn)行良好，為該公司帶來(lái)了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。該系統(tǒng)有良好的通用性和可擴(kuò)充性，具有一定的推廣價(jià)值。
點(diǎn)評(píng)：ERP是企業(yè)實(shí)施信息化的有效方式，在實(shí)施過(guò)程中需要各部門(mén)積極配合，嚴(yán)格遵循ERP的邏輯流程，有計(jì)劃、有秩序地進(jìn)行，才能充分發(fā)揮企業(yè)資源的效能。從目前趨勢(shì)看，新一代的ERP產(chǎn)品應(yīng)形成一個(gè)從企業(yè)內(nèi)部到企業(yè)外部的完整的電子商務(wù)解決方案，鑒于某彩印公司的規(guī)模，本系統(tǒng)采用C/S模式，僅能在企業(yè)內(nèi)部使用。另一方面，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)計(jì)劃制定的靈活性也還值得深入研究。
