（一）發(fā)送郵箱選擇
在向客戶發(fā)送開發(fā)信時，首先要確定所使用的郵箱。類似163、126、新浪、搜狐等郵箱盡量避免使用，很容易被國外客人的郵件服務器辨別為垃圾郵箱，直接退回或刪除。所以應該盡量使用本企業(yè)的郵箱發(fā)送。
?。ǘ┐_定郵件主題
一個好的開發(fā)信主題對其回復率來說至關重要。好的主題建立在對客戶信息充分了解的基礎上。以泰普為例，假設通過前期準備工作知道潛在客戶為ABC Co.， Ltd，可以有以下幾種主題的寫法： 1. 將對方公司的名稱作為主題。比如For/To ABC Co.， Ltd.
2. 將對方公司的標語、核心價值等信息作為主題。比如emerson bearing公司的標語：Providing Market and Industry Specific Solutions for Bearing Needs Worldwide。客戶看到這個標題很熟悉，就會打開郵件。
3. 將對方所需要產品的名稱作為主題。比如：Tape Roller Bearings from China。
4. 將公司的主要優(yōu)勢作為主題。比如泰普的優(yōu)勢在于其是中國VBF軸承知識產權的唯一合法權利人，可以將China VBF sole intellectual property Rightful claimant作為主題。
5. 將公司的報價作為主題。比如USDXXXX Roller Bearings from Top Machinery & Equipment（Zhengzhou） Ltd，或者Quotation about Roller Bearings for ABC Co.， Ltd.
6. 在主題前加RE：，這種做法有利有弊。好處在于可以引導客戶打開郵件。弊端在于如果客戶發(fā)現從未與泰普聯(lián)系，有被欺騙的感覺。
（三）信函正文
信如其人，開發(fā)信內容給客戶帶來的第一印象非常重要。第一印象好，客戶才會在眾多供應商中選擇泰普。因此開發(fā)信一定要精益求精。為了做到這一要求，開發(fā)信的正文需要注意以下三個方面。
1.字體。郵件客戶端中有多種字體可以選擇，比如Times New Roman、Arial、Comic等，一般盡量不用Comic，因為其看起來很像廣告。各種網頁編輯部普遍推薦Arial，字體大小范圍10-12，如果信件內容較多，字號可以相應改小。如果需要強調某些事情，可以加粗或加下劃線，但最好不要改用其他顏色。
2.內容。開發(fā)信正文一般分開頭句、主體和結尾句三部分，以下分別從這三個方面進行說明：
開頭句：有些業(yè)務員經常在開發(fā)信的開頭這樣寫：We have obtained your name from the internet?；蛘遅e know your company from alibaba.com。這句話經常出現在《外貿函電》課本中，但在實際的業(yè)務中，這種寫法并不適合。如果郵件主題使用的是上述第六種方法的話，這句話就與主題前后矛盾?？梢該Q成：We're glad to hear that you are in the market for Auto Bearings，給客戶以熟悉的印象，可能在某個交易會上見過面。客戶的網站也可以作為切入點，比如：With reference to your website， we found that you are in the market for Roller Bearings。
主體：開發(fā)信的主體部分應該盡量體現公司的優(yōu)勢。只有突出優(yōu)勢，才會吸引客戶。優(yōu)勢包括產品優(yōu)勢、價格優(yōu)勢、服務優(yōu)勢等。比如：①We specialize in this field for 10 years， with the strength of Tape Roller Bearings。② We are Chinese VBF sole intellectual property Rightful claimant。很多業(yè)務員經常會把企業(yè)通過的ISO9001之類的認證作為介紹重點，其實國外客戶更看重的是有沒有被大客戶驗廠。比如BSCI、Disney、Wal-
mart、Home Depot、Nike、Coca-Cola、Carrefour等?？梢詫懗桑孩賅e already passed the factory audit from BSCI。②We're the supplier of Wal-mart。
結尾句：在開發(fā)信結尾部分，如果是尺寸小、重量輕的軸承，可以告訴客戶：Free samples will be sent to you if you are interested。 對于尺寸大、較重的軸承，可以用：Samples will be sent to you but the cost is for your account。最后關于結尾敬語，《外貿函電》教材中一般用Yours truly、Yours Faithfully，但實際業(yè)務中一般使用Best regards或Best wishes。
3.避開SPAM 過濾詞。每個郵件服務器運營商都預設有spam keywords list，而且國外郵件服務器運營商在攔截垃圾郵件的力度上要遠遠超過國內的郵件服務器運營商。為了防止郵件被反垃圾郵件系統(tǒng)攔截，因此在撰寫開發(fā)信正文時還需注意信件中的詞語，盡量避免使用以下這些SPAM高頻詞：Free、Discount、Opportunity、Winner、Cheap、Deal、Debt、Income、Loan、Money、Price、Rate、Profit等。
4.注意個別詞語的用法。比如“產品”這個詞，有多個單詞可以表達：Products、Goods、Commodities、Items等，在開發(fā)信主體部分盡量不用通篇只使用一個單詞。很多郵件里喜歡用very來表示程度。比如These products are very good，The price is very cheap，We are very glad to receive your mail。一封信中出現了不止一次?？梢詫⑵鋼Q成pretty、 extremely、 highly等。
