一、目的
1． 向收信人提供對(duì)方最需要且最感興趣的信息和資料；
2． 建立雙方互信
? ???客觀地表達(dá)信息，無需華麗辭藻，不要過于自夸；
3． 讓收信人產(chǎn)生對(duì)你的信心
? ???注意郵件內(nèi)容的正確性和完整性，不能丟三落四，使對(duì)方懷疑你的謹(jǐn)慎態(tài)度；
4．激發(fā)收信人采取下一步行動(dòng)。
二、注意事項(xiàng)
1) 郵件要圍繞對(duì)方的“A.I.D.”：Attention（關(guān)注點(diǎn)）, Interest（興趣）, Demand（需求）。
? ? 建議：在寫郵件之前，通過搜索引擎或者客戶網(wǎng)站，對(duì)對(duì)方做周詳?shù)牧私夥治觯?br />2) 站在對(duì)方立場(chǎng)，注意收信人的感受，郵件發(fā)送前，先以對(duì)方的立場(chǎng)閱讀郵件，看能否接受；
3) 永遠(yuǎn)將收信人當(dāng)成老師，虛心求教，多提問，不要自以為是，始終不要自設(shè)結(jié)果，臆測(cè)對(duì)方；
4) 表達(dá)要清晰，切忌摸棱兩可。郵件正文直接切入主題，無需冗長(zhǎng)客套內(nèi)容；
5) 注意內(nèi)容與格式：
5C: complete, clear, courtesy, concrete, concise；
6) 標(biāo)題要完整且有吸引力，抬頭要稱呼要有針對(duì)性（具體到某人），第一段和第二段的前兩句話，必須給出對(duì)方所需要的信息，否則，英語(yǔ)為母語(yǔ)語(yǔ)系的收件者一般不會(huì)看下去；
7) 盡量降低語(yǔ)法和拼寫錯(cuò)誤，郵件最好在word文檔里編輯，該辦公軟件有錯(cuò)誤提示功能；
8) 附件不能遺漏，文件不能太大（最好不要超過1mB），更不可錯(cuò)發(fā)，發(fā)送郵件前切記要檢查一下附件；
9) 刪掉任何重復(fù)和無關(guān)的文字信息與內(nèi)容，郵件中不能包含技術(shù)參數(shù)等可能造成對(duì)方視覺疲勞的信息文字，這些信息可做成附件傳給對(duì)方；
10) 完全要以第二人稱“你”為中心，多用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，讓客戶感覺到較強(qiáng)的針對(duì)性（以客戶為中心），不要用較長(zhǎng)的文字介紹自己；
11) 保持頁(yè)面整潔漂亮，適當(dāng)用點(diǎn)圖片（圖片是最直觀的，給對(duì)方的印象最深刻），文字的顏色、字體、大小等，要多做點(diǎn)處理工作，讓對(duì)方對(duì)你說的要點(diǎn)一目了然；
? ???此外，要注意分段，一段文字只能說一件事或一個(gè)問題，每段不要超過五行。
12）一定要在郵件尾端加上自己的聯(lián)系方式作為footnote。
13）注意時(shí)效性，最好當(dāng)天郵件當(dāng)天回，如果當(dāng)天無法給予答案的郵件，一定要先告知對(duì)方大概什么時(shí)候會(huì)有答案。
