做外貿(mào)的人員都有這樣的體會，開發(fā)信一天到晚，發(fā)個不停，可是幾乎都象石沉大海一樣。不知道是不是自己的開發(fā)信定得不好，不夠吸引人，引不起人閱讀的興趣來?還是措辭方面可能有不當?一般第一次寫給客戶的開發(fā)信,應(yīng)該如何措辭?要寫得詳細些好還是簡單明了些好?標題應(yīng)該用什么才不致于被人當作垃圾郵件刪掉呢? 其實商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對您寫作商務(wù)信函有借鑒作用。 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔“”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received“”，“Your complaint is being looked into“”而不是“I have received your letter“”或者“We are looking into your complaint“”?！ ∑鋵嵨覀兒唵蔚膩砝斫庖幌拢看涡藕耐鶃聿痪褪歉鷮Ψ竭M行了一次交談嗎?只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。 想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說?我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today“”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today“”?放棄這種所謂的“生意腔“”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化?！ ∮捎谀鷮懙男藕际怯衅淠康男缘模阅藕锼捎玫恼Z氣語調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢?是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。 不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠?！ 「粯?，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產(chǎn)生反感?！ ∥覀冞@里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry,your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會?！ √貏e要注意，當雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。
